Das Empuls Glossar

Glossar der Begriffe des Personalmanagements und der Sozialleistungen für Arbeitnehmer

Mitarbeiter-Selbstbedienung

Der Begriff "Employee Self Service" bezieht sich auf Systeme und Tools, die es den Mitarbeitern ermöglichen, personalbezogene Aufgaben selbständig zu erledigen und auf Informationen zuzugreifen, wodurch der Verwaltungsaufwand verringert wird.

Employee Self Service (ESS) ist ein technologiegestütztes System, das es den Mitarbeitern ermöglicht, auf ihre eigenen persönlichen und arbeitsbezogenen Informationen zuzugreifen und diese zu verwalten, ohne direkte Unterstützung durch die Personalabteilung oder Verwaltungsmitarbeiter.

ESS-Portale oder -Plattformen sind in der Regel Teil eines größeren Personalinformationssystems (HRIS) oder Unternehmensressourcenplanungssystems (ERP) und bieten eine breite Palette von Selbstbedienungsfunktionen.

Was ist die Selbstbedienung der Mitarbeiter?

Employее Self-Service (ESS) ist eine Plattform, die es den Mitarbeitern ermöglicht, verschiedene Aspekte ihrer HR-, IT- und sonstigen organisatorischen Anforderungen eigenständig zu bearbeiten.

ESS ist in erster Linie dazu gedacht, alltägliche Aufgaben zu vereinfachen, wie z. B. die Aktualisierung von Personaldaten, die Überprüfung von Unternehmensrichtlinien, die Dokumentation von Lebensläufen, die Verwaltung von Versicherungsleistungen und die Abrechnung von Löhnen, Gehältern und Sozialleistungen.

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Welche Möglichkeiten gibt es, die Selbstbedienung der Mitarbeiter zu nutzen?

Benutzerfreundlich
Personalisieren Sie
Nachbereitung

Benutzerfreundlichkeit: Das A und O, um Benutzer für ein System zu gewinnen, ist seine Benutzerfreundlichkeit. Ein Personalmanagement-Portal, das veraltet, klobig und verwirrend ist, kann mehr schaden als nutzen.

Sie sollten sich für ein System entscheiden, das ein benutzerfreundliches Portal mit einer klaren, intuitiven Oberfläche, einer logischen Anordnung der Schaltflächen, leicht erkennbaren Symbolen, einer vertrauten Sprache und einer unkomplizierten Navigation bietet.

Einige Produkte bieten sogar einen plattforminternen Leitfaden, um den Benutzern zu helfen, sich mit dem Layout vertraut zu machen.

Außerdem sind die meisten Mitarbeiter nicht mit dem Fachjargon oder den komplizierten Abläufen vertraut, die hinter ihren Entscheidungen stehen. Daher ist es ratsam, eine Plattform zu wählen, die nur die wichtigsten Aktionen abfragt. Durch die Konsolidierung verschiedener Funktionen wie Finanzen, Personal und IT in einem einheitlichen Serviceportal haben die Mitarbeiter eine einzige, benutzerfreundliche Anlaufstelle für alle Support- und Serviceanfragen.

Personalisierung: Dies ist entscheidend für einen positiven und konsistenten Markenauftritt. Das Portal sollte nicht nur mit dem Branding Ihres Unternehmens übereinstimmen, sondern auch Konfigurationsoptionen bieten, um die Attraktivität für jeden Mitarbeiter einzigartig zu machen.

Um die Attraktivität zu erhöhen, können Sie das frühere Verhalten eines Mitarbeiters, wie z. B. seine Gewohnheiten oder Arbeitsprinzipien, berücksichtigen. Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel häufig eine bestimmte Funktion nutzt, sollte diese in der Liste seiner Aktivitäten stärker hervorgehoben werden.

Sie können auch individuelle Lernpfade und Nachrichten erstellen, die auf bestimmte Zielgruppen zugeschnitten sind, egal ob es sich um ein Team oder eine Einzelperson handelt, um ein besseres Erlebnis zu bieten.

Nachbereitung : Die Aufrechterhaltung einer nahtlosen Verbindung vom Anfang bis zum Ende, mit laufender Überwachung der Dienstleistungen, verhindert, dass wichtige Ereignisse übersehen werden. Die Arbeitgeber sollten die Möglichkeit haben, über das Portal den Status ihrer Aufträge abzufragen, die voraussichtlichen Laufzeiten zu überprüfen und verschiedene Arbeitsszenarien zu bewerten.

Wenn ein Auftrag erfüllt ist, ermöglicht eine integrierte Employer-Self-Servicing-Plattform (ESS) die Überprüfung der Dienstleistungsqualität durch Rückmeldeformulare und automatische Überprüfungen, so dass der gesamte Prozess transparent und effizient bleibt.

Was sind die Merkmale des Employee Self Service Systems?

Die Funktionen des Selbstbedienungssystems für Mitarbeiter:

Zeit und Anwesenheit
Anmeldung zu den Leistungen

Zeit und Anwesenheit: Zeit- und Anwesenheitstools sind heute mehr als nur Werkzeuge zur Erfassung von Arbeitszeiten oder zur Einhaltung von Arbeitsgesetzen. Sie haben sich entwickelt, um den Anforderungen einer mobilen Belegschaft gerecht zu werden, und werden in zunehmendem Maße zur Verwaltung der Arbeitskosten eingesetzt.

Durch die Bereitstellung dieser Informationen über Employее Sеlf-Sеrvicе (ESS) können Arbeitgeber ihre eigene Aufmerksamkeit überprüfen und ihre Stunden für die Lohnabrechnung verdoppeln.

Wenn sie Unstimmigkeiten feststellen, können die Arbeitnehmer Korrekturen beantragen. Sobald diese Anträge von der Geschäftsleitung genehmigt werden, aktualisiert das System automatisch die Arbeitszeiterfassungsbögen.

Anmeldung zu den Leistungen: Employее sеlf-sеrvicе (ESS) vereinfacht das Verfahren zur Anmeldung von Leistungen. Es ermöglicht den Arbeitnehmern, aus den von ihrem Arbeitgeber angebotenen Optionen eine Auswahl zu treffen.

Mit dem ESS können die Arbeitnehmer Leistungsprogramme erkunden und abschließen, die Einschreibung in die Versicherung verwalten und ihre Verträge aktualisieren, wenn sich wichtige Änderungen im Leben ergeben. Darüber hinaus können sie Rentenversicherungspläne verwalten, indem sie ihre Beiträge ändern, Darlehen aufstocken und Entnahmen vornehmen.

Wer nutzt typischerweise Employee-Self-Service-Systeme innerhalb einer Organisation?

Employee-Self-Service-Systeme werden in erster Linie von den Arbeitnehmern selbst genutzt. Diese Systeme sollen es dem einzelnen Mitarbeiter ermöglichen, auf seine persönlichen HR- und arbeitsbezogenen Informationen zuzugreifen und sie zu verwalten.

Dazu gehören Aufgaben wie die Aktualisierung persönlicher Daten, die Einsicht in Gehaltsabrechnungen, die Beantragung von Urlaub und der Zugriff auf Informationen über Sozialleistungen. HR-Administratoren und Manager können diese Systeme auch nutzen, um Anträge von Mitarbeitern zu bearbeiten und zu genehmigen.

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Wo werden Selbstbedienungssysteme für Mitarbeiter in der Regel eingesetzt?

Employee-Self-Service-Systeme werden in der Regel in der Personalabteilung eines Unternehmens eingesetzt. Sie sind jedoch für Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen und Standorten zugänglich.

Diese Systeme sind häufig webbasiert, so dass sie von jedem Ort mit einer Internetverbindung aus zugänglich sind. Der Zugriff kann von Desktop-Computern, Laptops, mobilen Geräten und Kiosken am Arbeitsplatz erfolgen.

Wann kann ein Self-Service-Portal für Mitarbeiter von Vorteil sein?

Das Self-Service-Portal für Mitarbeiter kann auf folgende Weise von Nutzen sein,

stellt sicher, dass die Mitarbeiterdaten aktualisiert werden
Proaktives Zeitmanagement
Genaue Zeiterfassung und Lohnabrechnung
Hält die Mitarbeiter bei Laune

Stellt sicher, dass die Mitarbeiterdaten aktualisiert werden: Ein flexibles System vereinfacht den Papierkram für das Management, indem es die Mitarbeiter in die Lage versetzt, ihre persönlichen Daten selbst zu aktualisieren.
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Ein System wie Kеka bietet Berichte, die einen Überblick darüber geben, wie viele Mitarbeiterdaten ausgefüllt wurden. Auf diese Weise können Sie die Arbeitnehmer darauf hinweisen, dass sie ihre Personalien bei Bedarf vervollständigen müssen.

Verwalten Sie die Zeit proaktiv: Müssen Ihre Mitarbeiter immer noch Formulare ausfüllen oder Mails verschicken, um ihre Zeit abzurechnen? Mit Employее Sеlf-Sеrvicе (ESS) ist es nicht mehr nötig, in E-Mails vergrabene Daten zu suchen. Stattdessen können Sie die Vorteile einer abwesenden Verwaltungssoftware genießen.

Während des gesamten Vorgangs werden alle Beteiligten über die E-Mail informiert. Sie beginnt, sobald ein Arbeitgeber einen Antrag einreicht, und dauert an, bis eine Entscheidung getroffen wird. Darüber hinaus werden die Zeitnachweise automatisch aktualisiert und sind für die betroffenen Personen zugänglich.

Genaue Zeiterfassung und Lohnabrechnung: Erinnern Sie sich noch an die Zeiten, in denen der Umgang mit unvollständigen Zeiterfassungen und das Vergessen der Abmeldung ein häufiges Problem war?

Nun, mit einer vollwertigen Zeit- und Anwesenheitssoftware können Arbeitnehmer ihre Zeiterfassung schnell ausfüllen, sobald sie sich daran erinnern, und die notwendigen Aktualisierungen ihrer Bilanzen vornehmen. Vollständige und genaue Zeitpläne helfen auch, Fehler bei der Lohnabrechnung zu vermeiden.

Hält die Mitarbeiter zufriedener: Mit dem ESS können sich die Mitarbeiter um Aufgaben wie die Planung des Jahresurlaubs, die Zeiterfassung und die Aktualisierung ihrer persönlichen Daten kümmern.

Vorbei sind die Zeiten, in denen sich die Mitarbeiter durch Unmengen von Papier wälzen oder bei mehreren Personen nach Informationen fragen mussten. Heute können sie dank des Internetdienstes mit nur wenigen Klicks schnell Antworten auf ihre Fragen finden. Dieser effiziente Ansatz ermöglicht es ihnen, ihre Arbeitszeit besser zu nutzen.
ZentralesEinzelsystem: Der Umgang mit papierbasierten Prozessen und überquellenden Posteingängen bei der Behebung von Fehlern kann eine zeitraubende Angelegenheit sein. Andererseits spart Ihnen eine zentrale Plattform, auf der Sie schnell und effizient Korrekturen vornehmen können, wertvolle Zeit.

Sie müssen sich nicht mehr mit dem Hin- und Herdrucken von Dokumenten oder dem Bearbeiten von E-Mails herumschlagen. Ein Arbeitgeber-Servicemodell bietet alle notwendigen Informationen an einem zentralen Ort.

Umfragen zum Puls der Mitarbeiter:

Es handelt sich um kurze Umfragen, die häufig verschickt werden können, um schnell zu erfahren, was Ihre Mitarbeiter über ein Thema denken. Die Umfrage umfasst weniger Fragen (nicht mehr als 10), um die Informationen schnell zu erhalten. Sie können in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden (monatlich/wöchentlich/vierteljährlich).

Treffen unter vier Augen:

Regelmäßige, einstündige Treffen für ein informelles Gespräch mit jedem Teammitglied sind eine hervorragende Möglichkeit, ein echtes Gefühl dafür zu bekommen, was mit ihnen passiert. Da es sich um ein sicheres und privates Gespräch handelt, können Sie so mehr Details über ein Problem erfahren.

eNPS:

Der eNPS (Employee Net Promoter Score) ist eine der einfachsten, aber effektivsten Methoden, um die Meinung Ihrer Mitarbeiter über Ihr Unternehmen zu ermitteln. Er enthält eine interessante Frage, die die Loyalität misst. Ein Beispiel für eNPS-Fragen sind: Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Unternehmen weiter empfehlen? Die Mitarbeiter beantworten die eNPS-Umfrage auf einer Skala von 1 bis 10, wobei 10 bedeutet, dass sie das Unternehmen mit hoher Wahrscheinlichkeit weiterempfehlen würden, und 1 bedeutet, dass sie es mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht weiterempfehlen würden.

Anhand der Antworten können die Arbeitnehmer in drei verschiedene Kategorien eingeteilt werden:

Projektträger
Mitarbeiter, die positiv geantwortet oder zugestimmt haben.
Kritiker
Mitarbeiter, die sich negativ geäußert haben oder nicht einverstanden waren.
Passive
Mitarbeiter, die sich bei ihren Antworten neutral verhalten haben.

Warum ist die Selbstbedienung der Mitarbeiter am modernen Arbeitsplatz so wichtig?

Die Selbstbedienung der Mitarbeiter ist am modernen Arbeitsplatz aus mehreren Gründen wichtig. Sie strafft die HR-Prozesse und reduziert den Verwaltungsaufwand und den Papierkram. Die Mitarbeiter werden befähigt, indem sie direkten Zugriff auf ihre eigenen Informationen erhalten und so die Kontrolle über ihre personalbezogenen Aufgaben übernehmen können. Dies wiederum führt zu einer verbesserten Effizienz und Genauigkeit der Personalarbeit.

Für Unternehmen bedeutet dies Kosteneinsparungen, höhere Produktivität und eine engagiertere und zufriedenere Belegschaft. Außerdem unterstützt es die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und -vorschriften, da die Daten genauer und leichter zugänglich sind.

Insgesamt verbessert die Mitarbeiter-Selbstbedienung die Erfahrungen der Mitarbeiter und die Gesamteffizienz der Personalfunktionen.

Wie wird die Selbstbedienung von Mitarbeitern in Unternehmen genutzt?

Urlaubsanträge können mit einem einzigen Klick an die Vorgesetzten übermittelt und umgehend genehmigt werden. Dank der Mitarbeiter-Selbstbedienung ist der alte Weg über die Personalabteilung und das Ausdrucken von Urlaubsanträgen nicht mehr nötig.

Die Verfolgung der Arbeitszeiten und die Berechnung der Überstunden ist jetzt ein Kinderspiel. ESS berechnet die Überstunden automatisch auf der Grundlage der tatsächlichen Arbeitszeiten eines Mitarbeiters, so dass die Personalabteilung sich nicht mehr um Überstundenanfragen kümmern muss.

Der Hauptnutzen des Employee Self Service besteht darin, dass die Mitarbeiter ihre persönlichen Daten selbst verwalten und aktualisieren können. Dies bedeutet, dass die Mitarbeiter Änderungen selbst vornehmen können, was die Arbeitsbelastung der Personalabteilung verringert und die Datengenauigkeit im Unternehmen verbessert.

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