Das Empuls Glossar

Glossar der Begriffe des Personalmanagements und der Sozialleistungen für Arbeitnehmer

Plan zur Leistungsverbesserung

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Ein Plan zur Leistungsverbesserung (Performance Improvement Plan, PIP) ist ein strukturiertes und zielorientiertes Programm, das Mitarbeitern helfen soll, ihre Leistung am Arbeitsplatz zu verbessern. Es ist ein konstruktives Instrument, das von Arbeitgebern eingesetzt wird, um Probleme im Zusammenhang mit der Arbeitsleistung, der Produktivität oder dem Verhalten eines Mitarbeiters anzugehen. PIPs umreißen in der Regel spezifische Erwartungen, setzen erreichbare Ziele und geben einen klaren Zeitplan für Verbesserungen vor.

Was ist ein Plan zur Leistungsverbesserung?

Ein Leistungsverbesserungsplan ist ein schriftliches Dokument, das den Mitarbeitern als Fahrplan zur Verbesserung ihrer Leistung dient. Der Plan kann auch Mitarbeiter umfassen, die gute Leistungen erbringen und in eine neue Position versetzt werden müssen.

In der Regel ist es Ihr Chef, der den Plan zur Verbesserung Ihrer Leistung aufstellt und ihn an die Personalabteilung weiterleitet. Dieser Plan sollte ein klares Datum enthalten, bis zu dem Sie die darin genannten Ziele erreichen müssen und was passieren könnte, wenn Sie diese Standards nicht einhalten.

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Was sind die Vorteile eines Leistungsverbesserungsplans?

Die Vorteile eines Plans zur Leistungsverbesserung sind unter anderem

Fördert eine gute Kultur
Fördert das Wohlbefinden der Mitarbeiter
Spart Ressourcen und Zeit

Fördert eine gute Kultur: Die Mitarbeiter erbringen ihre besten Leistungen, wenn sie wissen, was von ihnen erwartet wird, und wenn sie dafür verantwortlich sind, wie gut sie ihre Leistung erbringen. Leistungsverbesserungspläne können tatsächlich dazu beitragen, eine positive Unternehmenskultur zu schaffen.

Sie lassen die Mitarbeiter wissen, dass sie Hilfe bekommen, wenn sie eine schwierige Zeit haben oder eine Anleitung brauchen, um in ihrer Karriere voranzukommen.
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Darüber hinaus konzentrieren sich diese Pläne darauf, was man tun kann, um besser zu werden, anstatt nur darauf hinzuweisen, was man nicht gut macht. Diese Herangehensweise kann dazu führen, dass sich die Arbeitgeber viel mehr Gedanken darüber machen.

Fördert das Wohlbefinden der Mitarbeiter: Wenn sich das Management die Mühe macht, einen Leistungsverbesserungsplan (PIP) zu erstellen, der klar darlegt, wo sich die Mitarbeiter verbessern können oder was sie tun müssen, um voranzukommen, fühlen sich die Mitarbeiter wertgeschätzt und haben das Gefühl, dass sie Unterstützung haben.

Darüber hinaus zeigt der PIP, dass die Unternehmensleitung bereit ist, Unterstützung und Anleitung zu geben, anstatt die Arbeitnehmer allein mit den Dingen zurechtkommen zu lassen.
‍ SpartRessourcen und Zeit: Die Einstellung und Eingliederung eines neuen Mitarbeiters kann ein kostspieliger und zeitaufwändiger Prozess sein. Deshalb ziehen es Arbeitgeber in manchen Fällen vor, Mitarbeitern mit Schwierigkeiten die Möglichkeit zu geben, ihre Leistung zu verbessern, anstatt sie zu entlassen.

Diese Herangehensweise kann besonders ratsam sein, wenn ein Arbeitnehmer über gute "Soft Skills" wie Freundlichkeit, Geduld und eine positive Einstellung verfügt, aber Unterstützung bei der Entwicklung wichtiger berufsrelevanter Fähigkeiten wie der Anpassung an neue Technologien benötigt.

Was beinhaltet ein Plan zur Leistungsverbesserung?

Der Plan zur Leistungsverbesserung umfasst die folgenden Punkte

Bewertung
Ziele
Zeitleisten
Ressourcen und Ausbildung

Bewertung: In einem Plan zur Leistungsverbesserung (PIP) ist es von entscheidender Bedeutung zu bewerten, wie gut der Mitarbeiter derzeit abschneidet, und dies mit seinen früheren Leistungen zu vergleichen. Dies hilft dabei, herauszufinden, wann und warum die Leistung des Mitarbeiters abgenommen hat.

Dies ist auch ein wichtiger Moment für eine offene und klare Kommunikation, da es vielleicht eine einfache Lösung für das Problem gibt.

Ziele: Ein guter Weg ist es, sich bei der Festlegung von Zielen an das SMART-Prinzip zu halten - sie müssen spezifisch, messbar, erreichbar, zuverlässig und zeitlich begrenzt sein. Es ist wichtig, diese Ziele gemeinsam zu besprechen und zu vereinbaren.

Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel mit Burnout zu kämpfen hat, könnte ein Ziel sein, dass er drei Monate lang einmal im Monat an einer Coaching-Sitzung teilnimmt. Wenn es um Zeitmanagement geht, könnte ein Ziel sein, während des gesamten PIP-Zeitraums jeden Tag pünktlich zu erscheinen.

Zeitvorgaben: Legen Sie fest, wann die einzelnen Ziele erreicht werden sollen. Der Zeitrahmen hängt von dem jeweiligen Ziel und den Gegebenheiten des Arbeitgebers ab. Sie können sich jedoch von den 30-60-90-Tage-Plänen inspirieren lassen, die normalerweise bei der Einstellung neuer Mitarbeiter verwendet werden.

Es ist auch eine gute Praxis, während des gesamten PIP-Zeitraums wichtige Meilensteine und Meilensteine einzuplanen, um den Arbeitnehmern zu helfen, auf dem richtigen Weg zu bleiben.

Ressourcen und Schulungen: Stellen Sie sicher, dass Sie zusätzliche Ressourcen, Schulungen oder Coaching anbieten, um den Arbeitnehmern bei der Erreichung ihrer PIP-Ziele zu helfen. Es ist wichtig, den Arbeitnehmern nicht zuzumuten, einen PIP ohne diese Art von Unterstützung zu durchlaufen.

Die Versicherten müssen auch darüber nachdenken, woher das Geld für diese Unterstützung im Haushalt kommen soll.

Welche Möglichkeiten gibt es, einen effektiven Plan zur Leistungsverbesserung zu ermitteln?

Im Folgenden werden die Möglichkeiten zur Ermittlung eines wirksamen Leistungsverbesserungsplans beschrieben

Probleme identifizieren
Verbessern Sie den Mitarbeiter im Leistungsverbesserungsplan
Klare Ziele setzen

Identifizieren Sie Probleme: Bevor Sie mit der Ausarbeitung eines Plans zur Leistungsverbesserung beginnen, ist es wichtig, die Ursachen für schlechte Leistungen zu verstehen. Haben die Mitarbeiter Probleme, weil sie nicht ausreichend geschult sind? Beeinflussen die Dynamik des Arbeitsplatzes oder persönliche Probleme ihre Konzentration?

Rеmеmbеrеr, Mitarbeiter teilen gesundheitliche oder behinderungsbedingte Probleme nicht immer mit, sondern nur aus Gründen, die mit der Arbeit zu tun haben. Wenn Ihr Unternehmen HR-Software einsetzt, analysieren Sie Fehlzeiten, Fortbildungsmaßnahmen und Leistungsergebnisse.

Achten Sie auf Merkmale wie verpasste Fortbildungsmöglichkeiten, negative Leistungsentwicklungen oder einen Anstieg des Krankenstandes, die auf wichtigere Probleme wie Motivation oder die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben hinweisen könnten.

Es ist wichtig, das Problem an der Wurzel zu packen. Ohne die Aufdeckung versteckter Probleme können Sie nicht die nötige Unterstützung leisten oder Anpassungen vornehmen, so dass eine wirkliche Veränderung unwahrscheinlich ist.

Binden Sie den Mitarbeiter in den Leistungsverbesserungsplan ein: Jetzt geht es darum, die Mitarbeiter in den Plan zur Leistungsverbesserung einzubeziehen. Die Mitarbeiter sind eher bereit, sich für einen Plan einzusetzen, an dessen Erstellung sie mitgewirkt haben.

Setzen Sie sich also mit Ihren Mitarbeitern zusammen und führen Sie ein ehrliches Gespräch über Ihre Vorstellungen und die notwendigen Änderungen.

Machen Sie daraus eine Diskussion in beide Richtungen, keine einseitige Lücke. Erlauben Sie ihnen, ihre Aktivitäten mitzuteilen, und seien Sie offen für ihre Ideen, was zur Verbesserung ihrer Leistung erforderlich ist.

Streben Sie einen ausgewogenen Ansatz an: Seien Sie sich über die Bereiche im Klaren, in denen sie zu kurz kommen, aber verpflichten Sie sich, ihnen zu helfen, sich in jeder erforderlichen Weise zu verbessern.
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Wenn es um die Beteiligung der Personalabteilung geht, denken Sie darüber nach. Eine Beteiligung der Personalabteilung an der Personalüberprüfung könnte etwas schwerfällig wirken und die Arbeit erschweren. Es ist jedoch immer eine gute Praxis, die Personalabteilung über die Konferenz und ihren Zweck zu informieren, auch wenn sie nicht vor Ort ist, damit sie auf mögliche Bedenken eingehen kann.

Setzen Sie klare Ziele: Im Mittelpunkt eines jeden Plans zur Leistungsverbesserung steht eine Reihe klarer Ziele - betrachten Sie sie als Leitsterne.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Mitarbeiter genau wissen, was sie anders machen sollen, wann sie es erreichen müssen und wie Sie ihre Fortschritte messen werden.

Bei der Festlegung dieser Ziele sollten Sie es ganz genau nehmen. Seien Sie sicher, dass sie erreichbar sind und innerhalb eines vernünftigen Zeitrahmens erreicht werden können.

Es ist wie beim Erstellen eines Plans - unterteilen Sie die Ziele in kleine Abschnitte und führen Sie regelmäßige, informelle Gespräche, um zu sehen, wie die Dinge laufen.
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Führen Sie ein detailliertes Protokoll aller Ihrer Gespräche in Ihrer bewährten HR-Software. Auf diese Weise können Sie im Falle einer Verschlechterung der Situation nachweisen, dass Sie den Mitarbeitern eine faire Chance gegeben haben, sich zu bessern und zu verbessern. Das ist wie eine Papierspur, nur eben im digitalen Zeitalter.

Was sind die Ziele eines Leistungsverbesserungsplans?

Die Ziele eines Plans zur Leistungsverbesserung (Performance Improvement Plan, PIP) lauten wie folgt:

Unterdurchschnittliche Leistung feststellen
Klare Erwartungen setzen
Unterstützung und Ressourcen bereitstellen
Erstellen einer Zeitleiste
Dokumentation
Gelegenheit zur Verbesserung

Identifizieren Sie unzureichende Leistungen: PIPs zielen darauf ab, die Bereiche zu ermitteln und anzugehen, in denen ein Mitarbeiter die Erwartungen an seine Arbeitsleistung nicht erfüllt, sei es in Bezug auf Produktivität, Arbeitsqualität oder Verhalten.

Setzen Sie klare Erwartungen: Sie legen klare und spezifische Leistungsziele und Erwartungen fest, die der Arbeitnehmer erfüllen muss. Dadurch wird sichergestellt, dass sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer ein gemeinsames Verständnis davon haben, was für eine Verbesserung erforderlich ist.

Unterstützung und Ressourcen bereitstellen: PIPs bieten Anleitung, Unterstützung und Ressourcen, um dem Mitarbeiter zu helfen, die gesetzten Ziele zu erreichen. Dazu können Schulungen, Mentoring oder zusätzliche Ressourcen gehören, die zum Erfolg beitragen.

Erstellen Sie einen Zeitplan: Ein PIP enthält einen festgelegten Zeitplan für Verbesserungen, der regelmäßige Kontrollen und Bewertungen ermöglicht, um die Fortschritte des Mitarbeiters zu verfolgen und die Verantwortlichkeit sicherzustellen.

Dokumentation: Sie bieten einen dokumentierten und strukturierten Prozess für die Behandlung von Leistungsproblemen, der für das Personalmanagement und für rechtliche Fragen entscheidend sein kann.
‍Gelegenheit zurVerbesserung: PIPs bieten Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Schwächen zu erkennen und an der Verbesserung ihrer Leistung zu arbeiten, was weitere Disziplinarmaßnahmen verhindern kann.

Wer erstellt einen Plan zur Leistungsverbesserung?

Pläne zur Leistungsverbesserung (Performance Improvement Plans - PIPs) werden in der Regel von Personalfachleuten oder einer Führungskraft/einem Vorgesetzten in Zusammenarbeit mit dem Mitarbeiter, dessen Leistung verbessert werden muss, erstellt.

Die Erstellung des Plans beinhaltet Gespräche zwischen dem Mitarbeiter und der für seine Leistung zuständigen Person. Der Mitarbeiter kann sich zu den Zielen und Vorgaben des Plans äußern und eventuell benötigte Unterstützung einbringen, wodurch sichergestellt wird, dass der Plan auf seine spezifischen Bedürfnisse und Umstände zugeschnitten ist.

Umfragen zum Puls der Mitarbeiter:

Es handelt sich um kurze Umfragen, die häufig verschickt werden können, um schnell zu erfahren, was Ihre Mitarbeiter über ein Thema denken. Die Umfrage umfasst weniger Fragen (nicht mehr als 10), um die Informationen schnell zu erhalten. Sie können in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden (monatlich/wöchentlich/vierteljährlich).

Treffen unter vier Augen:

Regelmäßige, einstündige Treffen für ein informelles Gespräch mit jedem Teammitglied sind eine hervorragende Möglichkeit, ein echtes Gefühl dafür zu bekommen, was mit ihnen passiert. Da es sich um ein sicheres und privates Gespräch handelt, können Sie so mehr Details über ein Problem erfahren.

eNPS:

Der eNPS (Employee Net Promoter Score) ist eine der einfachsten, aber effektivsten Methoden, um die Meinung Ihrer Mitarbeiter über Ihr Unternehmen zu ermitteln. Er enthält eine interessante Frage, die die Loyalität misst. Ein Beispiel für eNPS-Fragen sind: Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Unternehmen weiter empfehlen? Die Mitarbeiter beantworten die eNPS-Umfrage auf einer Skala von 1 bis 10, wobei 10 bedeutet, dass sie das Unternehmen mit hoher Wahrscheinlichkeit weiterempfehlen würden, und 1 bedeutet, dass sie es mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht weiterempfehlen würden.

Anhand der Antworten können die Arbeitnehmer in drei verschiedene Kategorien eingeteilt werden:

Projektträger
Mitarbeiter, die positiv geantwortet oder zugestimmt haben.
Kritiker
Mitarbeiter, die sich negativ geäußert haben oder nicht einverstanden waren.
Passive
Mitarbeiter, die sich bei ihren Antworten neutral verhalten haben.

Wie erstellt man einen Plan zur Leistungsverbesserung?

Die Erstellung eines Plans zur Leistungsverbesserung umfasst mehrere wichtige Schritte:

Leistung ermitteln
Ausgaben
Setzen Sie sich konkrete Ziele
Feedback geben
Zusammenarbeiten
Einen Zeitplan entwerfen
Unterstützung anbieten
Regelmäßige Kontrollbesuche
Dokumentation
Überprüfung und Bewertung

Identifizieren Sie Leistungsprobleme: Definieren Sie klar die Leistungsprobleme oder Bereiche, die Anlass zur Sorge geben. Dazu können Produktivitäts-, Qualitäts-, Kommunikations- oder Verhaltensprobleme gehören.

Setzen Sie spezifische Ziele: Legen Sie spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene (SMART) Ziele für die Verbesserung des Mitarbeiters fest. Diese sollten eng mit den ermittelten Leistungsproblemen verbunden sein.

Geben Sie Feedback: Besprechen Sie den PIP mit dem Mitarbeiter, geben Sie ihm konstruktives Feedback zu seiner Leistung und erläutern Sie den Zweck und die Erwartungen des Plans.

Zusammenarbeiten: Führen Sie ein gemeinsames Gespräch mit dem Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass er den Plan und seine Ziele versteht. Ermutigen Sie sie, Fragen zu stellen und ihre Sichtweise mitzuteilen.

Legen Sie einen Zeitplan fest: Legen Sie einen Zeitplan für den Plan fest, einschließlich Meilensteinen und Fristen. Dies hilft bei der Verfolgung des Fortschritts und der Gewährleistung der Verantwortlichkeit.

Unterstützung anbieten: Ermitteln Sie die Unterstützung und die Ressourcen, die der Mitarbeiter benötigt, um die Ziele des Plans zu erreichen, z. B. Schulungen, Mentoring oder Zugang zu bestimmten Tools.

Regelmäßige Kontrollbesprechungen: Planen Sie regelmäßige Besprechungen ein, um die Fortschritte zu überprüfen und Feedback zu geben. Diese Treffen sollten unterstützend und konstruktiv sein.

Dokumentation: Führen Sie gründliche Aufzeichnungen über den PIP, einschließlich der ursprünglichen Vereinbarung, der Fortschrittsberichte und aller Anpassungen, die während der Laufzeit des Plans vorgenommen werden.
Überprüfungund Bewertung: Bewerten Sie am Ende der PIP-Zeitspanne die Leistung des Mitarbeiters. Wenn die Ziele erreicht wurden, erkennen Sie die Verbesserung an. Ist dies nicht der Fall, sollten Sie die nächsten Schritte in Erwägung ziehen, wie z. B. weitere Schulungen, die Verlängerung des Plans oder andere Maßnahmen, die erforderlich sind.

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