Daftar Istilah Empuls

Glosarium Manajemen Sumber Daya Manusia dan Ketentuan Tunjangan Karyawan

Layanan Mandiri Karyawan

Layanan mandiri karyawan mengacu pada sistem dan alat bantu yang memberdayakan karyawan untuk mengelola tugas-tugas terkait SDM dan mengakses informasi secara mandiri, sehingga mengurangi beban administrasi.

Employee self-service (ESS) adalah sistem berbasis teknologi yang memungkinkan karyawan untuk mengakses dan mengelola informasi pribadi dan informasi terkait pekerjaan mereka sendiri tanpa bantuan langsung dari staf SDM atau staf administrasi.

Portal atau platform ESS biasanya merupakan bagian dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) atau sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) yang lebih besar dan menawarkan berbagai kemampuan layanan mandiri.

Apa yang dimaksud dengan layanan mandiri karyawan?

Employее self-service (ESS) adalah platform yang memberdayakan karyawan untuk menangani berbagai aspek SDM, TI, dan kebutuhan organisasi lainnya secara mandiri.

ESS terutama dirancang untuk menyederhanakan tugas-tugas sehari-hari, termasuk hal-hal seperti memperbarui informasi kepegawaian, meninjau kembali kebijakan perusahaan, mendokumentasikan cuti, mengelola asuransi, dan mengakses informasi penggajian, cuti, dan tunjangan.

Dengarkan, kenali, berikan penghargaan, dan pertahankan karyawan Anda dengan perangkat lunak keterlibatan karyawan kami

Apa saja cara untuk meningkatkan layanan mandiri karyawan?

Ramah pengguna
Personalisasi
Tindak lanjut

Mudah digunakan: Kunci utama untuk membuat pengguna menggunakan sistem adalah kemudahan penggunaannya. Portal HRM yang ketinggalan zaman, kikuk, dan membingungkan bisa lebih banyak merugikan daripada menguntungkan.

Anda harus memilih sistem yang menawarkan portal yang mudah digunakan dengan tampilan yang sederhana, intuitif, penempatan tombol yang logis, ikon yang mudah dikenali, bahasa yang mudah dimengerti, dan navigasi yang mudah.

Beberapa produk bahkan menyediakan panduan dalam platform untuk membantu pengguna terbiasa dengan tata letaknya.

Lebih jauh lagi, sebagian besar karyawan tidak terbiasa dengan jargon teknis atau kerumitan di balik kebutuhan mereka. Oleh karena itu, lebih bijaksana untuk memilih platform yang hanya membutuhkan tindakan yang sederhana. Dengan mengkonsolidasikan berbagai fungsi seperti keuangan, SDM, dan TI dalam satu portal layanan mandiri yang terpadu, perusahaan memiliki satu titik kontak yang mudah digunakan untuk mendapatkan dukungan dan layanan apa pun.

Personalisasi: Hal ini sangat penting untuk memastikan ekspektasi merek yang positif dan konsisten. Portal ini tidak hanya harus selaras dengan branding organisasi Anda, tetapi juga opsi konfigurasi lainnya untuk membuat setiap interaksi karyawan menjadi unik.

Untuk meningkatkan efektivitas, Anda dapat menilai perilaku karyawan di masa lalu, seperti layanan yang sering digunakan atau pekerjaan yang dilakukan. Sebagai contoh, jika seorang karyawan sering menggunakan fungsi tertentu, fungsi tersebut akan ditampilkan lebih jelas pada daftar tindakan mereka.

Anda juga dapat membuat jalur pembelajaran yang dapat disesuaikan dan pesan yang disesuaikan dengan audiens tertentu, apakah itu tim atau individu, untuk memberikan pengalaman belajar yang lebih peka.

Tindak lanjut: Mempertahankan hubungan yang sеlаlu sеmаkаlі dari awal hingga akhir, dengan pemantauan yang berkelanjutan terhadap para pemohon, akan membantu mencegah dеtаlіk penting agar tіdаk terlewatkan. Perusahaan harus memiliki kemampuan untuk menggunakan portal ini untuk memeriksa status permintaan mereka, melihat waktu kerja yang diharapkan, dan mengevaluasi berbagai skenario kerja yang berbeda.

‍
Setelah persyaratan terpenuhi, platform Employее Sеlf-Sеrvicе (ESS) yang terintegrasi memungkinkan Anda untuk menilai kualitas layanan melalui formulir umpan balik dan survei otomatis, memastikan bahwa seluruh proses tetap transparan dan efisien.

Apa saja fitur-fitur sistem layanan mandiri karyawan?

Fitur-fitur sistem layanan mandiri karyawan:

Waktu dan kehadiran
Pendaftaran manfaat

Waktu dan kehadiran: Alat pencatat waktu dan kehadiran kini digunakan lebih dari sekadar alat untuk melacak jam kerja atau memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan. Alat-alat ini telah berkembang untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang bergerak dan semakin banyak digunakan untuk mengelola biaya tenaga kerja.

Dengan menyediakan informasi ini melalui Employее Sеlf-Sеrvicе (ESS), perusahaan dapat melihat kehadiran mereka sendiri dan mengecek ulang jam kerja mereka untuk keperluan penggajian.

Jika mereka menemukan ketidaksesuaian, karyawan dapat melakukan koreksi. Setelah permintaan perbaikan disetujui oleh manajer, sistem akan secara otomatis memperbarui catatan kehadiran.

Pendaftaran manfaat: Employее sеlf-sеrvicе (ESS) menyederhanakan proses pendaftaran. Hal ini memungkinkan karyawan untuk membuat estimasi dan memilih dari pilihan yang disediakan oleh perusahaan.

Dengan ESS, karyawan dapat menjelajahi dan memilih program yang sesuai, menangani pendaftaran, dan memperbarui tindakan mereka ketika terjadi perubahan yang signifikan. Selain itu, mereka juga dapat mengelola rencana investasi pensiun dengan memodifikasi kontribusi, mengatur pinjaman, dan melakukan penarikan dana.

Siapa yang biasanya menggunakan sistem layanan mandiri karyawan dalam sebuah organisasi?

Sistem layanan mandiri karyawan terutama digunakan oleh karyawan itu sendiri. Sistem ini dirancang untuk memberdayakan karyawan perorangan guna mengakses dan mengelola informasi SDM dan informasi terkait pekerjaan mereka.

Ini mencakup tugas-tugas seperti memperbarui informasi pribadi, melihat potongan gaji, meminta cuti, dan mengakses informasi tunjangan. Administrator dan manajer SDM juga dapat menggunakan sistem ini untuk memproses dan menyetujui permintaan karyawan.

‍

Di mana sistem layanan mandiri karyawan biasanya diterapkan?

Sistem layanan mandiri karyawan biasanya diimplementasikan di dalam departemen Sumber Daya Manusia (SDM) suatu organisasi. Namun, sistem ini dapat diakses oleh karyawan dari berbagai departemen dan lokasi.

Sistem ini sering kali berbasis web, sehingga dapat diakses dari lokasi mana pun yang memiliki koneksi internet. Sistem ini dapat diakses dari komputer desktop, laptop, perangkat seluler, dan kios yang ditempatkan di tempat kerja.

Kapan portal layanan mandiri karyawan dapat bermanfaat?

Portal layanan mandiri karyawan dapat bermanfaat dalam beberapa hal berikut ini,

Memastikan catatan karyawan diperbarui
Mengelola waktu secara proaktif
Pelacakan waktu dan penggajian yang akurat
Membuat karyawan lebih bahagia

Memastikan catatan karyawan diperbarui: Sistem pengelolaan karyawan mandiri menyederhanakan pekerjaan manajer dengan memungkinkan karyawan memperbarui informasi pribadi mereka sendiri.
‍
Sistem seperti Kеka menawarkan laporan yang memberikan gambaran seberapa banyak informasi karyawan yang telah diisi. Fitur ini memungkinkan Anda untuk mengingatkan karyawan untuk melengkapi data diri mereka jika diperlukan.

Kelola waktu secara proaktif: Apakah karyawan Anda masih harus mengisi formulir atau mengirim email untuk meminta cuti? Dengan Employее Sеlf-Sеrvicе (ESS), Anda tidak perlu lagi mencari-cari data yang tersimpan di email. Sebaliknya, Anda dapat menikmati kemudahan perangkat lunak manajemen absensi.

Selama proses ini berlangsung, email akan memberi tahu semua pihak terkait. Proses ini dimulai segera setelah karyawan mengajukan permintaan cuti dan berlanjut hingga keputusan diambil. Selain itu, catatan waktu cuti secara otomatis diperbarui dan dapat diakses oleh karyawan yang bersangkutan.

Pelacakan waktu dan penggajian yang akurat: Ingatkah Anda saat-saat ketika berurusan dengan pencatatan waktu yang tidak lengkap dan karyawan yang lupa untuk absen adalah hal yang biasa terjadi?

Nah, sekarang, dengan perangkat lunak absensi dan kehadiran mandiri, karyawan dapat dengan cepat mengisi absensi mereka segera setelah mereka ingat dan melakukan pembaruan yang diperlukan untuk saldo mereka. Memiliki catatan waktu yang lengkap dan akurat juga membantu menghindari kesalahan dalam proses penggajian.

Membuat karyawan lebih bahagia: Dengan ESS, karyawan dapat melakukan tugas-tugas seperti merencanakan cuti tahunan, melacak waktu mereka, dan memperbarui informasi pribadi mereka.

Sekarang sudah tidak ada lagi hari-hari di mana karyawan harus mengaduk-aduk tumpukan kertas atau menghubungi banyak orang untuk mendapatkan informasi. Sekarang, mereka dapat dengan cepat menemukan jawaban atas pertanyaan mereka hanya dengan beberapa klik saja, berkat layanan mandiri karyawan. Pendekatan yang efisien ini memungkinkan mereka untuk memanfaatkan waktu kerja mereka dengan lebih baik.
‍Sistem tunggal yang terpusat: Menangani proses berbasis kertas dan kotak masuk email yang terus mengalir saat mengoreksi kesalahan dapat memakan waktu yang lama. Di sisi lain, memiliki platform yang terkonfigurasi dengan baik untuk melakukan koreksi dengan cepat dan efisien akan menghemat waktu Anda yang sangat berharga.

Anda tidak perlu terlibat dalam proses bolak-balik mencetak dokumen atau mengirim ulang email. Sistem Employее Sеlf-Sеrvicе kеpada semua informasi penting yang diperlukan di satu lokasi yang sama.

Survei denyut nadi karyawan:

Ini adalah survei singkat yang dapat sering dikirim untuk memeriksa pendapat karyawan Anda tentang suatu masalah dengan cepat. Survei ini terdiri dari lebih sedikit pertanyaan (tidak lebih dari 10) untuk mendapatkan informasi dengan cepat. Ini dapat diberikan secara berkala (bulanan / mingguan / triwulanan).

Pertemuan empat mata:

Mengadakan rapat berkala selama satu jam untuk obrolan informal dengan setiap anggota tim adalah cara terbaik untuk mendapatkan gambaran sebenarnya tentang apa yang terjadi dengan mereka. Karena ini adalah percakapan yang aman dan pribadi, ini membantu Anda mendapatkan detail yang lebih baik tentang suatu masalah.

eNPS:

eNPS (employee Net Promoter score) adalah salah satu cara paling sederhana namun efektif untuk menilai pendapat karyawan Anda tentang perusahaan Anda. Ini termasuk satu pertanyaan menarik yang mengukur loyalitas. Contoh pertanyaan eNPS meliputi: Seberapa besar kemungkinan Anda merekomendasikan perusahaan kami kepada orang lain? Karyawan menanggapi survei eNPS pada skala 1-10, di mana 10 menunjukkan bahwa mereka 'sangat mungkin' untuk merekomendasikan perusahaan dan 1 menandakan bahwa mereka 'sangat tidak mungkin' untuk merekomendasikannya.

Berdasarkan tanggapan, karyawan dapat ditempatkan dalam tiga kategori berbeda:

Promotor
Karyawan yang telah merespons positif atau setuju.
Pencela
Karyawan yang bereaksi negatif atau tidak setuju.
Pasif
Karyawan yang tetap netral dengan tanggapan mereka.

Mengapa layanan mandiri karyawan penting di tempat kerja modern?

Layanan mandiri karyawan sangat penting di tempat kerja modern karena beberapa alasan. Hal ini menyederhanakan proses SDM, mengurangi biaya administrasi dan dokumen. Memberdayakan karyawan dengan memberikan mereka akses langsung ke informasi mereka sendiri, sehingga mereka dapat mengendalikan tugas-tugas yang berhubungan dengan SDM. Hal ini, pada gilirannya, akan meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam operasi SDM.

Bagi organisasi, hal ini menghasilkan penghematan biaya, peningkatan produktivitas, dan tenaga kerja yang lebih terlibat dan puas. Selain itu, sistem ini juga mendukung kepatuhan terhadap hukum dan peraturan ketenagakerjaan, karena data lebih akurat dan mudah diakses.

Secara keseluruhan, layanan mandiri karyawan meningkatkan pengalaman karyawan dan efektivitas fungsi SDM secara keseluruhan.

Bagaimana layanan mandiri karyawan digunakan dalam organisasi?

Permintaan cuti dapat dengan mudah dikirimkan ke atasan dengan sekali klik dan segera disetujui. Berkat layanan mandiri karyawan, praktik lama melalui bagian SDM dan mencetak surat cuti tidak lagi diperlukan.

Melacak jam kerja dan menghitung waktu kerja kini menjadi sangat mudah. ESS secara otomatis menghitung waktu kerja berdasarkan jam kerja karyawan yang diekspektasikan, sehingga tidak perlu lagi bagi HR untuk menangani pertanyaan seputar waktu kerja.

Manfaat utama dari layanan mandiri karyawan adalah kemampuan karyawan untuk mengelola dan memperbarui informasi pribadi mereka sendiri. Hal ini berarti karyawan dapat melakukan perubahan-perubahan yang diperlukan, mengurangi beban kerja bagian SDM dan meningkatkan akurasi data di perusahaan.

Tautan Cepat

Solusi Keterlibatan Karyawan

Blog (dalam bahasa Inggris

Ebook & Panduan

Daftar Istilah

Lihat Semua Integrasi

Video