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Glossario dei termini della gestione delle risorse umane e dei benefici per i dipendenti
Il licenziamento di un dipendente è un processo formale e deliberato per porre fine all'impiego di una persona all'interno di un'organizzazione. Questo può avvenire per vari motivi, tra cui scarso rendimento, violazione del codice di condotta o cattiva condotta. Il licenziamento del dipendente pone fine al rapporto di lavoro tra il dipendente e il datore di lavoro.
Il termine del rapporto di lavoro si riferisce alla fine del rapporto di lavoro di un dipendente con l'azienda. Il licenziamento può essere volontario o involontario, a seconda della situazione.
Il licenziamento dei dipendenti è essenziale per le risorse umane e per i datori di lavoro che devono gestire il licenziamento con delicatezza e attenersi agli standard legali ed etici, che possono comportare una comunicazione aperta, un trattamento imparziale e un sostegno ai dipendenti che se ne vanno, per contribuire a mitigare gli impatti negativi e a mantenere attive le relazioni tra datore di lavoro e dipendente.
Lo schema generale delle fasi del processo di licenziamento dei dipendenti prevede:
1. Esaminare le politiche e gli obblighi dell'azienda: Prima di intraprendere qualsiasi passo verso il licenziamento, è necessario esaminare le politiche aziendali pertinenti, i contratti di lavoro e le leggi applicabili in materia di occupazione per garantire la conformità e un trattamento imparziale.
2. Determinare il motivo del licenziamento: Le risorse umane e i datori di lavoro devono raccogliere le prove per conoscere la causa, che può essere dovuta a scarso rendimento, cattiva condotta o altri motivi legittimi.
3. Incontrare il dipendente: Durante l'incontro, il datore di lavoro deve giustificare le ragioni del licenziamento del dipendente, fornendo il proprio punto di vista sul comportamento o sulla cattiva condotta. Tutti i documenti necessari, compresa una lettera di accordo di separazione, devono essere preparati in anticipo.
4. Gestire la logistica e le pratiche burocratiche: Dopo l'incontro per la cessazione del rapporto di lavoro, il datore di lavoro o le risorse umane devono occuparsi delle questioni logistiche, che possono includere la raccolta dei beni aziendali, la disattivazione dell'account e la restituzione dei beni forniti dall'azienda. Prima di lasciare l'azienda, è necessario occuparsi della retribuzione finale, di altri benefici e accordi e della politica aziendale.
5. Comunicare con i dipendenti: L'azienda deve comunicare con gli altri membri dell'organizzazione e informarli della partenza dei dipendenti, garantendo la riservatezza e fornendo tutte le informazioni necessarie.
6. Conduzione di un'intervista di uscita o di un feedback: Prima della partenza del dipendente è necessario condurre un'intervista di uscita/feedback per raccogliere le esperienze o i suggerimenti/preoccupazioni relativi all'organizzazione.
Il licenziamento di un dipendente avviene in caso di scarso rendimento, cattiva condotta o pratiche scorrette all'interno dell'organizzazione. Il licenziamento può essere volontario o forzato, a seconda della situazione.
L'annuncio del licenziamento di un dipendente deve essere gestito con sensibilità, professionalità e rispetto. Le fasi per annunciare il licenziamento di un dipendente sono le seguenti:
1. Pianificare la comunicazione: Analizzare la situazione e chi deve informare del licenziamento, tra cui il supervisore diretto del dipendente, l'ufficio risorse umane o altri soggetti interessati.
2. Mantenere la riservatezza: È importante mantenere la riservatezza e rispettare la privacy e la confidenzialità del dipendente in partenza durante l'annuncio. Condividete le informazioni solo con le persone che devono conoscerle ed evitate i pettegolezzi.
3. Preparare una dichiarazione chiara e concisa: Creare una comunicazione corretta, agevolando il dipendente e chiarendosi adeguatamente con lui. È necessario fornire tutte le informazioni essenziali, come la partenza del dipendente e la spiegazione generale della partenza.
4. Scegliere il metodo di comunicazione appropriato: Il metodo di comunicazione dipende da vari fattori, come le dimensioni dell'organizzazione, la natura del licenziamento e il livello di impatto che si ha sul team, che può essere trasmesso di persona o via e-mail.
5. Offre un senso di empatia e di rispetto: Le informazioni devono essere trasmesse al collaboratore con rispetto e semplicità. Siate pronti a rispondere alle domande incrociate o alle varie preoccupazioni del dipendente.
6. Offrire sostegno ai dipendenti rimanenti: Fornire l'opportunità di esprimere i propri sentimenti e aggiungere le proprie preoccupazioni, essere empatici nei loro confronti e offrire un sostegno adeguato durante la transizione.
7. Fornire risorse e orientamento: A seconda della situazione, aiutare il dipendente fornendo risorse e orientamento, che possono riguardare ruoli e responsabilità, opportunità di formazione o servizi.
Le Risorse Umane hanno la responsabilità primaria di porre fine al rapporto di lavoro informando il dipendente, organizzando riunioni con lui e comunicandogli il problema, che può essere legato alle prestazioni, alla disciplina o al mancato rispetto del codice di condotta. Questa situazione deve essere gestita in modo critico. Inoltre, forniscono indicazioni sulla conformità legale e gestiscono gli aspetti logistici del processo di licenziamento.
Formato per scrivere la lettera di licenziamento di un dipendente:
1. Data: Aggiungere la data corrente della carta intestata dell'azienda, il nome dell'azienda e l'indirizzo da stampare.
2. Aggiungere le informazioni sul dipendente: Le informazioni relative al nome del dipendente, alla posizione, al reparto o al team con cui lavorava e l'ID del dipendente o qualsiasi altra informazione pertinente.
3. Saluto: Aggiungere il saluto formale del dipendente con la sua designazione.
4. Fare una dichiarazione formale: Iniziate esprimendo una chiara dichiarazione di recesso e comunicando la preoccupazione principale.
5. Includere i motivi del licenziamento: Elencare le ragioni che hanno portato al licenziamento per giusta causa del dipendente e supportarle con le prove.
6. Dettagli sulla cessazione del rapporto di lavoro: Indicare chiaramente la data effettiva di cessazione del rapporto di lavoro, ovvero l'ultimo giorno di lavoro del dipendente, comprese le informazioni relative al pagamento finale, ai benefici o al pacchetto di liquidazione.
7. Apprezzamento e auguri: Esprimere apprezzamento per il contributo del dipendente e fare gli auguri.
8. Aggiungere informazioni di contatto: Fornire i dettagli di contatto del rappresentante delle risorse umane o di un'altra persona rilevante che il dipendente può contattare per le sue domande.
9. Chiusura: Terminare la lettera con una chiusura professionale seguita dal nome e dalla posizione.
10. Firma: È sufficiente firmare la lettera e fornire la copia fisica e digitare il nome/posizione sotto la chiusura.
Si tratta di brevi sondaggi che possono essere inviati frequentemente per verificare rapidamente cosa pensano i vostri dipendenti di un argomento. Il sondaggio comprende un numero ridotto di domande (non più di 10) per ottenere rapidamente le informazioni. Possono essere somministrati a intervalli regolari (mensili/settimanali/trimestrali).
Organizzare riunioni periodiche di un'ora per una chiacchierata informale con ogni membro del team è un modo eccellente per farsi un'idea reale di ciò che sta accadendo. Trattandosi di una conversazione sicura e privata, aiuta a ottenere maggiori dettagli su un problema.
L'eNPS (employee Net Promoter score) è uno dei metodi più semplici ma efficaci per valutare l'opinione dei dipendenti sulla vostra azienda. Include una domanda intrigante che misura la fedeltà. Un esempio di domande eNPS è il seguente: Quanto è probabile che raccomandi la nostra azienda ad altri? I dipendenti rispondono al sondaggio eNPS su una scala da 1 a 10, dove 10 indica che è "altamente probabile" che raccomandino l'azienda e 1 indica che è "altamente improbabile" che la raccomandino.
Licenziamento dei dipendenti per vari motivi:
1. Scarso rendimento: Dipendenti che costantemente non soddisfano le aspettative del team o non migliorano nonostante diversi avvertimenti o feedback.
2. Presenza e puntualità: Spesso la presenza è minore, in ritardo o non viene rispettata la politica di presenza dell'organizzazione.
3. Violazione del codice di condotta: I dipendenti che violano il codice di condotta o sono coinvolti in pratiche non etiche possono essere licenziati.
4. Riduzione della forza lavoro o ristrutturazione: Alcuni fattori economici, cambiamenti organizzativi o decisioni strategiche possono portare a cessazioni dovute a ridondanza o alla necessità di razionalizzare le operazioni.
5. Dimissioni o licenziamento volontario: I dipendenti possono scegliere volontariamente di presentare le proprie dimissioni per motivi personali o per nuove opportunità di lavoro.
6. Comportamento scorretto o violazione delle politiche: Una condotta gravemente scorretta, che comprende frodi, molestie o violazioni delle politiche aziendali, può portare al licenziamento.
Alcune considerazioni generali relative al licenziamento dei dipendenti sono le seguenti:
1. Contratti con i dipendenti: I dipendenti devono attenersi ai termini e alle condizioni delineati nei contratti di lavoro o negli accordi. La cessazione del rapporto di lavoro deve avvenire con un preavviso adeguato e con la richiesta di risarcimento per violazione del contratto.
2. Periodo di preavviso: Molte giurisdizioni richiedono ai datori di lavoro di fornire un certo periodo di tempo, chiamato periodo di preavviso, per servire l'organizzazione prima del licenziamento. La durata può variare in base a determinati fattori, come le dimensioni del servizio, la posizione o le leggi sul lavoro.
3. Discriminazione e ritorsione: I datori di lavoro non possono licenziare i dipendenti in base a caratteristiche protette, razza, sesso, religione, disabilità o età. Il licenziamento deve avvenire per motivi non discriminatori.
4. Retribuzione finale e benefici: I datori di lavoro devono fornire ai dipendenti che cessano il rapporto di lavoro l'ultima busta paga, le ferie maturate, il pagamento delle vacanze o altri utilizzi correlati.
5. Consultazione: Alcune giurisdizioni impongono ai dipendenti di consultare i rappresentanti dei lavoratori, i sindacati o le agenzie governative.
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