Quel est le bon moment pour mettre en place votre plan de R&R pour les employés ?

Commençons par vous dire quand il ne faut pas "commencer" à planifier le programme de R&R de vos employés :

• Lorsque vos employés sont déjà désengagés.
• Lorsque la vigne du bureau bourdonne de murmures de mécontentement.
• Lorsque l'entreprise perd de l'argent !

Prenons l'exemple de General Motors.

Lors du scandale des rappels de General Motors en 2014, au cours duquel Mary Barra, PDG de GM, a dû se présenter devant le Congrès pour répondre de l'incapacité de l'entreprise à rappeler des voitures défectueuses ayant entraîné la mort de 13 personnes, il est apparu que l'une des causes sous-jacentes était le processus défectueux de récompenses et de sanctions de l'entreprise.

L'environnement de GM décourageait les individus (les employés) d'exprimer leurs préoccupations au lieu de les récompenser pour leur conscience professionnelle. Après cela, le programme R&R de l'entreprise a fait l'objet d'une refonte complète, mais pas avant que le mal ne soit fait !

The best way to get the behaviors’ you want is to provide rewards for doing them. — HBR

Votre programme de récompenses et de reconnaissance doit être intégré au tissu culturel de votre entreprise dès sa conception.

87% of employees report a high level of inclusion at their company when there’s a strong culture of recognition. Forbes

Mais il y a plusieurs étapes à franchir avant que votre plan ne passe d'une esquisse sur la planche à dessin proverbiale à une réalité opérationnelle.

Quand lancer un programme de R&R : Chronologie des événements

Si c'est la première fois que votre entreprise met en place un programme de récompenses et de reconnaissance, sa planification peut sembler une tâche ardue.

Research shows that employee perceptions of rewards systems tend to degrade as you go lower in the organization. — HBR

C'est le cas lorsqu'un programme de récompenses est mis en place à la hâte, sans réflexion ni planification approfondies. Vous êtes animés par l'enthousiasme et la passion de bien faire les choses pour vos employés, mais ne vous lancez pas tête baissée sans plan !

Du jour où vous envisagez le programme jusqu'à son lancement effectif, un plan d'action bien conçu et prudemment exécuté garantira un succès plus important en termes de lancement et de participation.
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1. Le plan de 6 mois

• Une fois que vous avez rallié l'organisation à l'idée d'un programme de R&R, veillez à mettre votre plan en œuvre au moins un an avant le lancement effectif.
• Commencez par les objectifs que vous souhaitez atteindre. Évaluez les objectifs de votre entreprise, les besoins de vos employés et la manière de les atteindre avec succès.
• Préparez une estimation approximative des délais et vérifiez-la régulièrement pour vous assurer que le lancement se déroule comme prévu.
• Dans les mois qui suivent, constituez l'équipe adéquate pour vous aider à rechercher, à exécuter et à mettre en œuvre le programme.
• Faites des recherches sur les différentes plateformes ou fournisseurs de reconnaissance des employés. Examinez les incitations, les avantages et les options de récompense qu'ils proposent. Assurez-vous que tout s'aligne sur les objectifs généraux de votre entreprise.

2. L'étape des 4 mois

• Au bout de quatre mois, il est temps de contacter différents prestataires pour obtenir des devis. Organisez un appel interne sur la logistique du programme.
• Plusieurs facteurs jouent un rôle important dans l'évaluation d'un fournisseur ou d'une plateforme de R&R, notamment les frais de licence, le choix des fonctionnalités et le niveau de personnalisation.
• Parallèlement, il est essentiel de fixer un budget et de choisir les catégories de récompenses dans le cadre de ce budget.
• Créez une liste d'indicateurs de performance clés qui vous aideront à mesurer le succès du programme. Dressez la liste des objectifs de vos employés et définissez les catégories de récompenses qui les aideront à s'aligner sur ces objectifs et à répondre à leurs besoins.
• Une fois que vous avez défini vos critères, consacrez les prochains mois à une analyse comparative des fournisseurs/plateformes sur la base d'échantillons, de démonstrations, de témoignages, de références et de prix, afin de vous aider à faire un choix éclairé.
• Décidez de la portée et de l'étendue du programme. S'appliquera-t-il à l'ensemble de l'entreprise ? Ou sera-t-il ciblé sur un site ou un service spécifique ? Quelles seront les récompenses les plus élevées et les plus faibles ?

3. Le délai de 2 mois

• Il ne reste plus que deux mois et il est temps de passer à la mise en œuvre proprement dite. Choisissez un fournisseur/une plateforme sur la base de votre évaluation et partagez la liste des indicateurs clés de performance que vous souhaitez intégrer dans le programme, ainsi que les paramètres mesurables.
• Fournissez une liste des objectifs du programme, des catégories de récompenses et des valeurs, des détails sur la marque, des lignes directrices, des listes d'employés, des exigences en matière de rapports, etc. Des consultations détaillées avec votre fournisseur vous aideront à préparer et à optimiser la plateforme pour votre lancement initial.
• Définissez un budget et un plan de communication pour le lancement. Il est ensuite temps de commercialiser votre programme auprès des employés en utilisant une stratégie à deux volets visant à la fois le lancement lui-même et les avantages du programme.

4. 1 mois avant le lancement

• Au bout d'un mois, votre plateforme devrait être en place et prête à être présentée en avant-première. Les RH et les cadres supérieurs de l'entreprise doivent passer en revue le programme, en testant chaque caractéristique et fonctionnalité afin de s'assurer que la plateforme est totalement prête avant sa mise en service.
• Prenez le temps de tester les liens. Recherchez les bogues dans le système, vérifiez les fonctions personnalisées et assurez des lignes de communication claires avec votre fournisseur pour effectuer les derniers ajustements. Vous pouvez utiliser un outil de suivi des bogues pour gagner du temps dans cette tâche.
• Donnez un coup de fouet à vos communications de lancement et adoptez une approche multicanal. Utilisez des courriels, des campagnes, des affiches, des réunions publiques, des fenêtres contextuelles sur l'intranet pour susciter l'intérêt des employés et mettre en évidence la valeur du programme.

5. 2 semaines avant le départ

• C'est le moment ou jamais ! À deux semaines de l'échéance, votre plateforme devrait être opérationnelle.
• Fixez des points de contact réguliers avec votre fournisseur pour affiner la plateforme et valider les données du programme (y compris les détails concernant les employés).
• Commencez à former vos équipes RH et vos cadres intermédiaires, utilisez des dossiers de questions-réponses pour les familiariser avec l'outil et ses rapports.
• Organiser des réunions régulières avec les parties prenantes afin d'aplanir les difficultés de dernière minute.
• Continuez à donner à vos employés des aperçus du programme en leur donnant des aperçus alléchants des récompenses, des détails sur la manière d'atteindre les objectifs et les avantages du programme pour leur développement professionnel et personnel.

6. 1 jour restant

• La veille du lancement se déroule généralement dans un suspense haletant. Il est temps de procéder aux dernières vérifications avec votre fournisseur de plateforme pour s'assurer que tout est prêt à démarrer !
• Organisez une série d'événements de pré-lancement pour amplifier l'anticipation. Vous pouvez organiser une fête de pré-lancement, des jeux de renforcement de l'esprit d'équipe, une réunion hors site, ou probablement n'importe quoi pour montrer à vos employés qu'il s'agit d'un programme de récompenses pour les employés.

7. Journée de lancement

• Félicitations ! Alors que vous annoncez votre programme lors d'une grande fête de lancement ou d'une réunion publique, il est temps d'en dévoiler toute l'étendue et toutes les caractéristiques.
• Surveillez les interactions et les réactions initiales, organisez une séance de questions-réponses approfondie afin d'informer vos employés des avantages et des bénéfices qu'ils en retirent.
• Dans les jours qui suivent, faites en sorte que l'équipe chargée du programme soit disponible pour répondre à l'afflux de questions, qui ne manqueront pas de survenir lorsque vos employés commenceront à utiliser la plateforme. Passez en revue la plateforme et l'outil à intervalles réguliers pour vous tenir au courant des changements.

Le succès des R&R pour les entreprises qui ont su choisir le bon moment

Bien que les délais mentionnés ci-dessus puissent être considérés comme une moyenne, les entreprises qui ont connu un succès remarquable dans leurs initiatives de R&R ont non seulement tenu compte de leur taille et de leur position sur le marché, mais aussi de l'évolution des besoins des salariés.

En d'autres termes, ces entreprises ont adopté une approche agile en matière de R&R, planifiant ou adaptant leur programme en fonction des besoins du moment.

Measure the value, cost, and impact of a particular reward to determine whether to scale it up or down or remove it entirely. — Gartner

Taking such companies as examples of R&R done right, you can estimate the right time for your company to plan for its employee R&R program based on the following criteria:
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Le temps, c'est de l'argent !

Le temps est un facteur essentiel dans la planification du programme de repos et de récupération des employés. Bien qu'il s'agisse d'un voyage passionnant de la vision à la mise en service, il ne s'arrête pas là. La partie la plus cruciale vient après le lancement, lorsqu'il est temps de surveiller l'adoption, l'utilisation, les progrès et les taux de participation et d'ajuster le programme pour en faire le meilleur cadeau possible pour vos employés et votre entreprise.

Vous atteindrez les objectifs commerciaux souhaités, à savoir conserver votre main-d'œuvre qualifiée, recruter de nouveaux talents et accélérer la croissance de l'entreprise.

Dans un marché du travail tendu, où les postes ouverts sont plus nombreux que les postes à pourvoir, les récompenses jouent un rôle de plus en plus important pour attirer et retenir les talents. - Gartner