Si vous avez déjà planifié une activité amusante le vendredi, avec des collations et des jeux, et que vous n'avez vu qu'une poignée d'employés se présenter, vous aurez compris l'importance de la communication!

Il en va de même pour votre programme de reconnaissance des employés. Ne ramenez pas le navire sur la rive pour le voir s'écraser sur les rochers ! Des mois de stratégie, de budget et de mise en place de l'outil parfait ne serviront à rien si vos employés sont laissés dans l'ignorance en raison d'un manque de communication adéquate.

"Le plus grand problème de la communication est l'illusion qu'elle a eu lieu. - George Bernard Shaw

Pour obtenir un retour maximal sur votre investissement dans le programme (avec une mise en œuvre et une adoption généralisées), vous devez disposer d'un plan de communication approprié et d'une liste de contrôle pour le lancement afin de vous assurer que chaque employé.. :

• Connaît le programme.
• Est enthousiaste à l'idée de l'utiliser.
• est satisfait de l'offre de prix et de récompenses.

L'objectif est de "vendre" la valeur de votre programme de reconnaissance à vos employés.

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La communication est la clé du succès

Afin d'instaurer une culture de reconnaissance au sein de votre organisation et d'accroître la productivité globale, vous avez créé un programme de reconnaissance complet qui motive vos employés à chaque étape de leur parcours au sein de l'entreprise.

💡 "Le travail prend tout son sens lorsque les gens savent que leurs actions sont remarquées et appréciées".(Source : McKinsey)

Mais il ne suffit pas d'investir dans le programme si vos employés ne comprennent pas bien ses objectifs et ses avantages.

Pour que votre programme de reconnaissance des salariés soit une réussite, vous devez.. :

• Décrire les objectifs et le processus du programme.
• Communiquer le calendrier de lancement et mettre en avant l'équipe qui gère le programme.
• Définir les comportements susceptibles d'être reconnus et leurs avantages pour les employés.

Obtenez l'adhésion de vos employés en créant un engouement autour du programme par le biais d'une campagne de communication bien planifiée et centrée sur le lancement.

Pourquoi

• Faire connaître le programme et son rôle dans la promotion d'une culture de la reconnaissance.
• Obtenir l'adhésion des employés en créant un buzz autour du programme avant son lancement.
• Encourager l'adoption généralisée du programme après son lancement afin que les contributions de chacun soient reconnues.
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Comment

• Prévoyez un budget pour la campagne de communication et obtenez l'aval de la direction.
• Planifiez un événement d'entreprise autour du lancement grâce à des communications de pré-lancement.
• Créez une dynamique avec des courriels, des affiches, des notifications et même le bouche-à-oreille.
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Quand

• 1 à 2 mois avant le lancement proprement dit ; trop tôt, l'excitation s'évanouira, trop tard, l'élan sera insuffisant.
• Continuer après le lancement pour maintenir l'enthousiasme et maximiser le retour sur investissement.
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Lorsque General Motors a fait la promotion de son nouveau programme de reconnaissance, elle a intensifié ses efforts de communication en s'adressant à ses employés par le biais d'une approche multicanal (courriels ciblés, vidéos de formation, bulletins d'information et messages sur l'intranet). Au final, le taux de participation et d'adoption du nouveau programme de reconnaissance s'est élevé à 97 %.

Adapter votre communication à tous les types de participants

Bien que le programme s'applique de la même manière aux employés ordinaires et aux employés occupant des postes de direction, votre plan de communication doit être adapté à chaque groupe.

1. Pour les employés

En tant que groupe cible du programme de reconnaissance, vos efforts de communication doivent se concentrer sur les buts et les objectifs du programme, les détails du processus, les outils à utiliser et les avantages à court et à long terme du programme pour les employés.

Si possible, sélectionnez quelques acteurs clés pour défendre le programme. Faites passer le message à vos employés par le biais de réunions, de documents d'accueil, de l'intranet, de messages sociaux, de notes sur le tableau d'affichage, de courriels, etc.

2. Pour les responsables

En tant qu'acteurs essentiels du programme de reconnaissance, les managers et les superviseurs doivent être informés de la raison d'être du programme. En tant que responsables du lancement de la reconnaissance et de la réponse aux questions de leurs équipes, ils doivent comprendre le processus, la technologie et le fonctionnement de l'outil ou de la plateforme.

Des réunions avec les parties prenantes, des sessions de formation, des dossiers de questions-réponses et des courriels permettraient de mettre les cadres intermédiaires au courant et de les aider à se familiariser avec le programme.

Méthodes de promotion et de lancement de votre programme de reconnaissance des salariés

Des courriels de lancement aux affiches, en passant par les campagnes, les réunions publiques et les popups sur l'intranet, il y a plusieurs façons de susciter l'enthousiasme autour du lancement.

Les RH devraient lancer la première communication quelques semaines avant le lancement effectif ; cela donne aux employés le temps de comprendre le programme, sa valeur, les récompenses offertes et la manière dont il améliorera l'ensemble de leur développement de carrière.

• 📰 Communiqué de presse : Donner le coup d'envoi de la communication avec une stratégie de communiqué de presse solide présentant le programme, exposant ses objectifs et préparant le terrain pour le lancement.
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• 📧 E mails : Un seul courriel d'annonce ne suffit pas ! Une campagne d'emailing avec des accroches avant le lancement, des annonces de lancement et des suivis après le lancement maximisera l'impact du programme.
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• 📢 Marketing numérique et imprimé : Créez un buzz autour de votre programme de reconnaissance des employés. Installez des enseignes numériques et des stands dans les locaux du bureau, de la réception à la cafétéria, des tableaux d'affichage ou tout autre endroit où vous pouvez attirer un maximum de regards pour sensibiliser les gens. Parallèlement, la promotion numérique par le biais d'économiseurs d'écran, de notifications contextuelles et de téléscripteurs déroulants permettra de garder le programme en tête de liste.
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• 🗣 Intranet et médias sociaux internes : L'intranet de l'entreprise fonctionne comme un média social interne pour discuter du lancement, fournir des informations et des aperçus avant le lancement aux employés. Utilisez des sondages et des jeux-questionnaires pour solliciter des suggestions et discuter des réactions, ainsi qu'une image de bannière pour populariser le lancement.
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• 👨‍💻 Réunion publique/activités : Instaurez un climat de confiance et de crédibilité en demandant aux dirigeants de l'entreprise et aux responsables des ressources humaines de souligner les aspects essentiels du programme et de sa mise en œuvre lors d'une réunion publique à l'échelle de l'entreprise (sur place ou virtuelle). Invitez les employés à participer à des discussions et à poser des questions, prévoyez des activités amusantes et envoyez des cadeaux symboliques pour créer un engouement.

Lancements de R&R dans la vraie vie avec un facteur "Wow

Ces entreprises se sont fait un nom non seulement pour leurs programmes de reconnaissance, mais aussi pour la manière dont elles ont lancé leur programme de R&R et la fanfare qui l'a entouré.

➡ Heineken a reconditionné et relancé son programme R&R avec tous les atouts. La période précédant le lancement comprenait des communications omnicanales par le biais de courriels, de messages quotidiens sur les médias sociaux, de standes et d'affiches, de SMS aux employés, d'économiseurs d'écran pour PC, et bien plus encore.

Cox Communications a planifié un festival de lancement d'une semaine avec des activités à part entière autour de sa plateforme Spark R&R. Elle en a fait un événement annuel qui commence par un e-mail amusant, à thème pour toute l'entreprise, annonçant les festivités de la Spark Week.

La façon de dire aux employés "qui" reçoit la reconnaissance et "pourquoi" dépend de la culture de l'organisation. - SHRM

Une liste de contrôle pour les RH qui prévoient de lancer leurs R&R

Une liste de contrôle rapide vous aidera à consolider votre stratégie de lancement et à vous assurer que votre plan de communication pour le lancement de votre programme de reconnaissance et de récompense des employés est prêt à être mis en œuvre.

À faire ✅

• Préparer une stratégie de communication avant le lancement et obtenir l'approbation et le budget de la direction.
• Créez un plan de campagne agile, suivez les résultats à l'aide d'un outil de planification de projet et nommez un chef de campagne pour garantir une exécution correcte.
• Décidez sur quoi vous voulez vous concentrer - le programme de R&R lui-même ou la raison de sa mise en œuvre et de son lancement.
• Pour bien faire passer le message, testez la campagne auprès d'un petit groupe et modifiez-la en fonction des réactions recueillies.
• Veillez à ce que votre communication - affiches, courriels, graphiques, ton du contenu et style - soit conforme à l'image de marque de l'entreprise.
• Le jour du lancement, mettez le paquet pour susciter l'enthousiasme et obtenir l'adhésion des employés.
• Mettre en évidence la proposition de valeur de l'entreprise et les avantages pour les employés lors du lancement.
• Organisez régulièrement des événements et faites la promotion des étapes importantes du programme pour maintenir l'élan après le lancement.

À ne pas faire ❌

• N'attendez pas la dernière minute pour obtenir l'adhésion et le budget de la direction. La campagne ne démarrera pas à temps.
• N'utilisez pas l'ancienne approche papier-crayon ou feuille Excel. Elle n'est pas suffisante pour suivre le rythme d'un plan de campagne dynamique et est sujette aux erreurs.
• Ne divisez pas votre attention sur trop de choses. Vous perdriez ainsi de vue l'importance du message principal.
• N'envoyez pas de message générique. Il aura un impact sur le lancement et la mise en œuvre de votre programme de reconnaissance.
• N'utilisez pas de couleurs et de styles génériques, car votre campagne pourrait perdre sa crédibilité ou avoir un impact réduit sur les employés.
• Ne lésinez pas sur la journée de lancement. Le programme ne sera pas couronné de succès si les employés n'y adhèrent pas.
• Ne vous concentrez pas sur les avantages périphériques. Cela découragerait l'utilisation et l'adoption à grande échelle.
• Ne pensez pas que le programme commence et se termine avec le lancement. Encouragez l'adoption généralisée grâce à des activités et à une communication postérieures au lancement.

Que se passe-t-il après le lancement ?

Comme il est facile de laisser retomber l'excitation, entretenez le buzz avec des courriels de suivi, des enquêtes, des quiz et même des groupes de discussion.

Ouvrez vos canaux de communication et encouragez l'utilisation à l'échelle de l'entreprise pour garantir une mise en œuvre réussie, une adoption après le lancement et un engagement durable à l'égard de votre programme de reconnaissance des employés.

En même temps, communiquer les paramètres de réussite du programme, qui comprennent des facteurs tels que

• Productivité
• Taux de rotation
• Taux d'absentéisme
• Note de satisfaction
• ENPS(Employee Net Promoter Score)

Assurer des mises à jour régulières sur les changements de version, les changements structurels, les modifications et les statistiques intéressantes des parties prenantes et des employés du programme.

Veillez à ce que la direction générale soit également de la partie en communiquant fréquemment avec ses équipes et en récompensant les personnes qui obtiennent des résultats et les gagnants.

Cela suscitera la confiance et montrera aux employés que l'entreprise ne se contente pas d'investir dans un outil, mais qu'elle croit fermement en l'ensemble du programme.