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Comunicación en el lugar de trabajo

La comunicación en el lugar de trabajo puede adoptar muchas formas distintas: conversaciones cara a cara, llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajería instantánea, videoconferencias, presentaciones e informes. También incluye la comunicación no verbal, como el lenguaje corporal, las expresiones faciales y el tono de voz. La comunicación eficaz en el lugar de trabajo requiere tanto una escucha activa como una expresión clara de las ideas, así como la capacidad de adaptarse a los distintos estilos y preferencias de comunicación.

Además de fomentar la productividad y la colaboración, la comunicación eficaz en el lugar de trabajo también puede contribuir a fomentar una cultura laboral positiva y a generar confianza y credibilidad dentro de la organización. Al invertir en estrategias de comunicación eficaces, las organizaciones pueden mejorar la satisfacción de los empleados, el servicio al cliente y el rendimiento general de la empresa.

¿Qué es la comunicación en el lugar de trabajo?

La comunicación en el lugar de trabajo se refiere al intercambio de información, ideas y comentarios entre individuos o grupos en un entorno laboral. Incluye tanto la comunicación verbal y no verbal como la escrita y la visual. 

La comunicación eficaz en el lugar de trabajo es esencial para establecer relaciones sólidas, fomentar la colaboración y el trabajo en equipo y alcanzar los objetivos de la organización.

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¿Por qué es importante la comunicación en el lugar de trabajo?

La comunicación eficaz es crucial para establecer relaciones sólidas, aumentar la productividad y crear una cultura de trabajo positiva. También puede ayudar a generar confianza con clientes y consumidores.

¿Cuáles son los distintos tipos de comunicación en el lugar de trabajo?

Existen varios tipos de comunicación en el lugar de trabajo: verbal, escrita, no verbal y visual. Ejemplos de cada tipo son las conversaciones cara a cara, los correos electrónicos, el lenguaje corporal y las presentaciones.

xisten varios tipos de comunicación en el lugar de trabajo:

  1. Comunicación verbal: Implica hablar y escuchar. Incluye conversaciones cara a cara, reuniones, llamadas telefónicas y videoconferencias.
  2. Comunicación escrita: Implica escribir y leer. Incluye correos electrónicos, memorandos, informes y cartas.
  3. Comunicación no verbal: Implica el lenguaje corporal, las expresiones faciales y los gestos. Puede transmitir mensajes incluso sin que se pronuncien palabras.
  4. Comunicación formal: Es la comunicación planificada y estructurada que sigue un formato o protocolo específico. Incluye documentos oficiales de la empresa, como políticas, procedimientos y anuncios.
  5. Comunicación informal: Es la comunicación casual y no planificada que tiene lugar entre compañeros, como conversaciones en el refrigerador, reuniones improvisadas y mensajes de chat.
  6. Comunicación ascendente: Es la comunicación que fluye de los empleados a los directivos o ejecutivos. Puede incluir comentarios, sugerencias y preocupaciones.
  7. Comunicación descendente: Es la comunicación que fluye de los directivos o ejecutivos a los empleados. Puede incluir instrucciones, objetivos y comentarios.
  8. Comunicación lateral: Es la comunicación que tiene lugar entre colegas del mismo nivel de autoridad. Puede incluir la colaboración, la resolución de problemas y el intercambio de información.

¿Cuáles son los obstáculos más comunes a la comunicación en el lugar de trabajo?

Entre las barreras más comunes a la comunicación en el lugar de trabajo se incluyen: 

  1. Barreras lingüísticas: Las diferencias de idioma, dialecto o contexto cultural pueden dificultar el entendimiento entre las personas.
  2. Barreras físicas: El ruido, la distancia y otros factores ambientales pueden dificultar que las personas se oigan o se vean con claridad.
  3. Barreras emocionales: Las predisposiciones personales, los prejuicios y las reacciones emocionales pueden interferir en una comunicación eficaz.
  4. Barreras perceptivas: Las diferencias en la forma de percibir e interpretar la información pueden dar lugar a malentendidos.
  5. Barreras organizativas: La cultura de la empresa, las estructuras jerárquicas y otros factores organizativos pueden dificultar la comunicación eficaz entre departamentos o niveles de autoridad.
  6. Barreras tecnológicas: Los problemas técnicos con las herramientas y plataformas de comunicación pueden causar retrasos o interrupciones en la comunicación.
  7. Barreras de tiempo: Las agendas apretadas y los conflictos de prioridades pueden dificultar que las personas encuentren tiempo para comunicarse eficazmente entre sí.
  8. Barreras interpersonales: Los choques de personalidad, las luchas de poder y otros conflictos interpersonales pueden crear tensión y dificultar la comunicación.

¿Cómo puedo comunicarme eficazmente con los miembros de un equipo remoto?

La comunicación eficaz con los miembros de equipos remotos requiere mensajes claros y concisos, comprobaciones periódicas, tecnología que facilite la comunicación y el establecimiento de expectativas y directrices claras para la comunicación.

La comunicación eficaz es crucial para que los miembros de un equipo remoto colaboren y trabajen juntos de forma eficiente. 

He aquí algunos consejos para comunicarse eficazmente con los miembros de equipos remotos:

  1. Elija la herramienta de comunicación adecuada: Las distintas herramientas de comunicación se adaptan a necesidades diferentes. El correo electrónico es una buena manera de comunicarse formalmente, mientras que las aplicaciones de mensajería instantánea como Slack o Microsoft Teams son ideales para actualizaciones rápidas y conversaciones informales. Las herramientas de videoconferencia como Zoom o Google Meet pueden utilizarse para reuniones o presentaciones más formales.
  2. Establezca expectativas claras: Asegúrese de que todos los miembros del equipo entienden cómo deben comunicarse y con qué frecuencia deben hacerlo. Establece normas y protocolos de comunicación para evitar malentendidos o confusiones.
  3. Sea proactivo en la comunicación: Dado que los miembros de equipos remotos no pueden permitirse el lujo de mantener conversaciones informales en la oficina, es importante ser proactivo a la hora de iniciar la comunicación. Ponte en contacto con tus compañeros regularmente para comprobar su trabajo y progreso.
  4. Utilice ayudas visuales: Las ayudas visuales, como capturas de pantalla o vídeos, pueden ser útiles para explicar ideas complejas o proporcionar comentarios. También pueden ayudar a reducir los fallos de comunicación.
  5. Ten en cuenta las zonas horarias: Los equipos remotos suelen trabajar en zonas horarias diferentes. Ten en cuenta las zonas horarias de tus compañeros cuando programes reuniones o envíes mensajes, e intenta encontrar una hora que funcione para todos.
  6. Practica la escucha activa: Al comunicarse a distancia, puede ser fácil distraerse o realizar varias tareas a la vez. Practica la escucha activa prestando toda tu atención a tu colega cuando esté hablando.
  7. Proporcione información periódica: Para que los miembros de un equipo remoto se mantengan motivados y mejoren su trabajo, es importante que reciban comentarios con regularidad. Sé específico y puntual en tus comentarios para ayudar a tus compañeros a crecer y desarrollarse.

¿Cómo mejorar la comunicación en el lugar de trabajo?

La comunicación es un componente crítico del éxito en el lugar de trabajo, y hay muchas formas de mejorarla. He aquí algunas estrategias para mejorar la comunicación en el lugar de trabajo:

  1. Fomente la comunicación abierta: Cree un entorno en el que los empleados se sientan cómodos compartiendo sus ideas y preocupaciones. Fomente los comentarios y escuche activamente a los empleados.
  2. Utilice un lenguaje claro y conciso: Utilice un lenguaje fácil de entender y evite la jerga o los términos técnicos que puedan confundir a algunos empleados.
  3. Proporcione actualizaciones periódicas: Mantenga informados a los empleados sobre los cambios organizativos, las actualizaciones y los avances del proyecto. Las actualizaciones periódicas ayudan a garantizar que todo el mundo está en la misma sintonía.
  4. Utilice distintos canales de comunicación: Utiliza distintos canales de comunicación, como el correo electrónico, las apps de mensajería, las videollamadas o las reuniones cara a cara, en función de la situación y de las preferencias de los empleados.
  5. Fomente la comunicación bidireccional: Anime a los empleados a dar su opinión y compartir sus ideas. Fomente el diálogo y la colaboración.
  6. Impartir formación sobre comunicación: Ofrezca formación a los empleados sobre técnicas de comunicación eficaces. Esto puede incluir la escucha activa, dar y recibir feedback, y la resolución de conflictos.
  7. Predicar con el ejemplo: Los directivos y líderes deben ser un modelo de comunicación eficaz, escuchando activamente, proporcionando información y mostrándose abiertos a nuevas ideas.

Encuestas sobre el pulso de los empleados:

Se trata de encuestas cortas que pueden enviarse con frecuencia para comprobar rápidamente lo que piensan sus empleados sobre un tema. La encuesta consta de menos preguntas (no más de 10) para obtener la información rápidamente. Pueden administrarse a intervalos regulares (mensual/semanal/trimestral).

Reuniones individuales:

Celebrar reuniones periódicas de una hora de duración para mantener una charla informal con cada uno de los miembros del equipo es una forma excelente de hacerse una idea real de lo que ocurre con ellos. Al ser una conversación segura y privada, te ayuda a obtener mejores detalles sobre un asunto.

eNPS:

El eNPS (employee Net Promoter score) es una de las formas más sencillas pero eficaces de evaluar la opinión de sus empleados sobre su empresa. Incluye una pregunta intrigante que mide la lealtad. Un ejemplo de las preguntas del eNPS son ¿Qué probabilidad hay de que recomiende nuestra empresa a otras personas? Los empleados responden a la encuesta eNPS en una escala del 1 al 10, donde el 10 denota que es "muy probable" que recomienden la empresa y el 1 significa que es "muy poco probable" que la recomienden.

En función de las respuestas, los empleados pueden clasificarse en tres categorías diferentes:

  • Promotores
    Empleados que han respondido positivamente o están de acuerdo.
  • Detractores
    Empleados que han reaccionado negativamente o no están de acuerdo.
  • Pasivos
    Empleados que se han mantenido neutrales con sus respuestas.

¿Cuáles son algunas estrategias de comunicación eficaces para la resolución de conflictos?

La resolución de conflictos puede ser un reto, pero unas estrategias de comunicación eficaces pueden ayudar a resolverlos de forma constructiva y productiva. He aquí algunos ejemplos de estrategias de comunicación eficaces para la resolución de conflictos:

  1. Escucha activa: Escuche el punto de vista de la otra persona y demuestre que comprende su punto de vista. Repite lo que has oído para asegurarte de que lo has entendido correctamente.
  2. Utiliza frases con "yo": En lugar de culpar a la otra persona, utiliza frases con "yo" para expresar tus sentimientos y opiniones. Por ejemplo, "Me siento frustrado cuando no respondes a mis correos" en lugar de "Nunca respondes a mis correos".
  3. Exprese empatía: vea la situación desde la perspectiva de la otra persona y reconozca sus sentimientos. Esto puede ayudar a establecer una buena relación y crear un entorno más positivo para resolver el conflicto.
  4. Haga preguntas abiertas: Haga preguntas que requieran algo más que un simple "sí" o "no" por respuesta. Esto puede animar a la otra persona a compartir más información y puede ayudar a descubrir problemas subyacentes que deben abordarse.
  5. Evita culpar o acusar: Evita culpar o acusar a la otra persona, ya que esto puede empeorar el conflicto. En su lugar, céntrate en encontrar una solución que funcione para ambas partes.
  6. Haz una pausa si es necesario: Si las emociones están a flor de piel, puede ser útil hacer una pausa en la conversación para calmarse antes de retomar el debate.

¿Cuáles son algunas formas de garantizar una comunicación eficaz en un lugar de trabajo diverso?

La comunicación eficaz en un lugar de trabajo diverso requiere ser consciente y sensible a las diferencias culturales y a los distintos estilos de comunicación. He aquí algunas formas de garantizar que la comunicación sea eficaz en un lugar de trabajo diverso:

  1. Ser respetuoso con las diferencias culturales: Reconozca y respete las diferencias culturales en cuanto a estilos de comunicación, valores y creencias. Evita hacer suposiciones basadas en estereotipos o generalizaciones.
  2. Utilice un lenguaje inclusivo: Utilice un lenguaje que incluya a todas las personas, independientemente de su sexo, raza u origen étnico. Evite utilizar un lenguaje sesgado o discriminatorio.
  3. Proporcione servicios de traducción: Si es necesario, proporcione servicios de traducción para garantizar que todos puedan entender y participar en la comunicación.
  4. Solicite la opinión de los diversos miembros del equipo: Anime a los miembros de equipos diversos a dar su opinión sobre los estilos y prácticas de comunicación y esté dispuesto a adaptarse y ajustarse según sea necesario.
  5. Presta atención a la comunicación no verbal: Ten en cuenta que las distintas culturas pueden interpretar las señales no verbales de manera diferente, así que presta atención a tu lenguaje corporal y a tus expresiones faciales, así como a las de los demás.
  6. Aclarar las expectativas y directrices: Comunicar las expectativas y directrices de comunicación, incluidos los métodos de comunicación preferidos y los tiempos de respuesta adecuados.

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