Si alguna vez has planeado una actividad divertida para el viernes, con aperitivos y juegos, y sólo han acudido unos pocos empleados, habrás aprendido la importancia de la comunicación.

Lo mismo ocurre con su programa de reconocimiento de empleados. No lleve el barco a la orilla sólo para que se estrelle contra las rocas. Meses de estrategia, presupuesto y creación de la herramienta perfecta no servirán de nada si la mayoría de los empleados se quedan a oscuras por falta de una comunicación adecuada.

"El mayor problema de la comunicación es la ilusión de que se ha producido". - George Bernard Shaw

Para rentabilizar al máximo la inversión en su programa (con una implantación y adopción generalizadas), necesita un plan de comunicación adecuado junto con una lista de control de lanzamiento que garantice que todos los empleados:

• Conoce el programa.
• Está entusiasmado con su uso.
• Está satisfecho con la oferta de premios y recompensas.

El objetivo es "comercializar" el valor de su programa de reconocimiento entre sus empleados.

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La comunicación es la clave del éxito

Para impulsar una cultura de reconocimiento en su organización y aumentar la productividad general, ha creado un programa de reconocimiento integral que motiva a sus empleados en cada paso de su trayectoria en la empresa.

💡 'El trabajo cobra más sentido cuando la gente sabe que sus acciones se notan y se aprecian'.(Fuente: McKinsey)

Pero no basta con invertir en el programa si sus empleados están confundidos acerca de sus objetivos y beneficios.

Para que su programa de reconocimiento de empleados sea un éxito, necesita:

• Describa los objetivos y el proceso del programa.
• Comunique los plazos de lanzamiento y destaque al equipo que gestiona el programa.
• Definir los comportamientos susceptibles de reconocimiento y sus ventajas para los empleados.

Consiga la participación de sus empleados creando expectación en torno al programa mediante una campaña de comunicación bien planificada en la que el lanzamiento ocupe un lugar central.

Por qué

• Dar a conocer el programa y su papel en el fomento de una cultura del aprecio.
• Conseguir la participación de los empleados creando una expectación previa al lanzamiento del programa.
• Fomentar la adopción generalizada del programa tras su lanzamiento para que se reconozca la contribución de todos.
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Cómo

• Reserve un presupuesto para la campaña de comunicación y consiga la aprobación de los directivos.
• Planifique un evento corporativo en torno al lanzamiento con comunicaciones previas.
• Aumenta el impulso con correos electrónicos, carteles, notificaciones e incluso el boca a boca.
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En

• 1-2 meses antes del lanzamiento real; demasiado pronto y el entusiasmo se desvanecerá, demasiado tarde y no habrá suficiente impulso.
• Continúe después del lanzamiento para mantener la expectación y maximizar el retorno de la inversión.
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🏆 Cuando General Motors promocionó su nuevo programa de reconocimiento, intensificó sus esfuerzos de comunicación llegando a sus empleados mediante un enfoque multicanal (correos electrónicos dirigidos, vídeos de formación, boletines y publicaciones en la intranet). El resultado final fue un 97% de participación y adopción del nuevo programa de reconocimiento.

Adaptar la comunicación a todo tipo de participantes

Aunque el programa se aplica por igual a los empleados fijos y a los de nivel directivo, su plan de comunicación debe adaptarse a cada grupo.

1. Para los empleados

Como grupo destinatario del programa de reconocimiento, sus esfuerzos de comunicación deben concentrarse en las metas y objetivos que lo sustentan, los detalles del proceso, las herramientas que se utilizarán y los beneficios del programa a corto y largo plazo para los empleados.

Si es posible, seleccione a unos pocos actores clave para que defiendan el programa. Difúndalo entre los empleados a través de reuniones, materiales de incorporación, intranet, publicaciones en redes sociales, notas en el tablón de anuncios, correos electrónicos, etc.

2. Para los directivos

Como partes interesadas fundamentales en el programa de reconocimiento, los directivos y supervisores deben ser conscientes de la razón de ser del programa. Como responsables de iniciar el reconocimiento y responder a las preguntas de sus equipos, deben comprender el proceso, la tecnología y el funcionamiento de la herramienta/plataforma.

Las reuniones con las partes interesadas, las sesiones de formación, los paquetes de preguntas y respuestas y los correos electrónicos ayudarían a los ejecutivos de nivel medio a ponerse al día y a familiarizarse con el programa.

Métodos de promoción y lanzamiento de su programa de reconocimiento de empleados

Desde correos electrónicos de lanzamiento hasta carteles, campañas, reuniones en ayuntamientos o ventanas emergentes en la intranet, hay varias formas de crear expectación en torno al lanzamiento.

RR.HH. debe iniciar la primera comunicación unas semanas antes del lanzamiento real; esto da tiempo a los empleados para entender el programa, su valor, las recompensas que ofrece y cómo mejorará el desarrollo general de su carrera.

• 📰 Comunicado de prensa: Da el pistoletazo de salida a la comunicación con una sólida estrategia de comunicado de prensa que presente el programa, exponga sus objetivos y siente las bases para el lanzamiento.
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• 📧 Correos electrónicos: No basta con un único correo electrónico de anuncio. Una campaña de goteo de correos electrónicos con teasers previos al lanzamiento, anuncios de lanzamiento y seguimientos posteriores al lanzamiento maximizará el impacto del programa.
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• 📢 Marketing digital e impreso: Crea expectación sobre tu programa de reconocimiento de empleados. Coloca carteles y soportes digitales en las oficinas, desde la zona de recepción hasta la cafetería, los tablones de anuncios o cualquier otro lugar en el que puedas atraer la máxima atención para darlo a conocer. Al mismo tiempo, la promoción digital a través de salvapantallas, notificaciones emergentes y teletipos desplazables mantendrá el programa en la mente de los empleados.
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• 🗣 Intranet y medios sociales internos: La intranet de la empresa funciona como un medio de comunicación social interno para hablar del lanzamiento, proporcionar información y adelantos previos a los empleados. Utiliza encuestas y concursos para invitar a hacer sugerencias, debatir los comentarios y una imagen de banner para popularizar el lanzamiento.
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• 👨‍💻 Townhall/Actividades: Genere confianza y credibilidad haciendo que los líderes empresariales y personales de la empresa destaquen los aspectos críticos del programa y su aplicación durante la reunión del ayuntamiento de toda la empresa (presencial o virtual). Invite a los empleados a participar en debates y preguntas, planifique actividades divertidas y envíe obsequios simbólicos para crear expectación.

R&R en la vida real Lanzamientos con un factor "Wow

Estas empresas se han hecho un nombre no sólo por sus programas de reconocimiento, sino por la forma en que lanzaron su programa R&R y la fanfarria que lo rodeó.

➡ Heineken reempaquetó y relanzó su programa R&R con todas las campanas y silbatos. Los preparativos para el lanzamiento incluyeron comunicaciones omnicanal a través de correos electrónicos, publicaciones diarias en redes sociales, stands y carteles, SMS a los empleados, salvapantallas para PC, etc.

➡ Cox Communications planificó un festival de lanzamiento de una semana de duración con actividades en toda regla en torno a su plataforma Spark R&R. Lo convirtieron en un evento anual que comienza con un divertido correo electrónico temático para toda la empresa en el que se anuncian las festividades de la Spark Week.

La forma de comunicar a los empleados "quién" recibe el reconocimiento y "por qué" depende de la cultura de la organización". - SHRM

Lista de control para los RRHH que planean lanzar su R&R

Una rápida lista de comprobación le ayudará a consolidar su estrategia de lanzamiento y a garantizar que su plan de comunicación para el lanzamiento de su programa de reconocimiento y recompensas para empleados esté listo para rodar.

Qué hacer ✅

• Prepare una estrategia de comunicación previa al lanzamiento y consiga la aprobación y el presupuesto de la alta dirección.
• Cree un plan de campaña ágil, realice un seguimiento de los resultados mediante una herramienta de planificación de proyectos y designe a un responsable de campaña que garantice su correcta ejecución.
• Decida en qué quiere centrarse: en el programa R&R en sí o en el motivo de su puesta en marcha y lanzamiento.
• Para ello, pruebe la campaña en un grupo reducido y modifíquela en función de los resultados.
• Asegúrese de que su comunicación (carteles, correos electrónicos, gráficos, tono del contenido y estilo) se ajusta a la marca de la empresa.
• Haga todo lo posible el día del lanzamiento para aumentar el entusiasmo y conseguir la participación de los empleados.
• Destaque la propuesta de valor empresarial y las ventajas para los empleados durante el lanzamiento.
• Organice eventos periódicos y promueva los hitos del programa para mantener el impulso tras el lanzamiento.

Qué no hacer ❌

• No dejes para el último momento la aprobación y el presupuesto por parte de la dirección. La campaña no despegará a tiempo.
• No utilice el viejo método de papel y lápiz u hoja Excel. No es suficiente para seguir el ritmo de un plan de campaña dinámico y es propenso a errores.
• No dividas tu atención en demasiadas cosas. Le restarás importancia al mensaje principal.
• No envíe un mensaje genérico. Repercutirá en el lanzamiento y la aplicación de su programa de reconocimiento.
• No utilice colores y estilos genéricos porque su campaña podría perder credibilidad o tener un impacto reducido en los empleados.
• No escatime el día del lanzamiento. El programa no tendrá éxito si los empleados no lo aceptan.
• No se centre en las ventajas periféricas. Disuadirá de su uso y adopción generalizados.
• No piense que el programa empieza y acaba con el lanzamiento. Fomente la adopción generalizada con actividades y comunicación posteriores al lanzamiento.

¿Qué viene después del lanzamiento?

Dado que es fácil que el entusiasmo se desvanezca, mantenga la expectación con correos electrónicos de seguimiento, encuestas, cuestionarios e incluso grupos de discusión.

Abra sus canales de comunicación y fomente el uso en toda la empresa para garantizar el éxito de la implantación, la adopción posterior al lanzamiento y el compromiso duradero con su programa de reconocimiento de empleados.

Al mismo tiempo, comunicar las métricas de éxito del programa, que incluyen factores como:

• Productividad
• Índice de rotación
• Tasa de absentismo
• Grado de satisfacción
• ENPS(puntuación del promotor neto de los empleados)

Garantizar actualizaciones periódicas sobre cambios de versión, cambios estructurales, modificaciones y estadísticas interesantes de las partes interesadas y los empleados del programa.

Asegúrese de que la alta dirección también participa en el juego, comunicándose frecuentemente con sus equipos y reconociendo a los triunfadores y a los que obtienen buenos resultados.

Esto generará confianza y demostrará a los empleados que la empresa no sólo invierte en una herramienta, sino que cree firmemente en el programa en su conjunto.