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La maggior parte dei dirigenti riconosce che un programma di premi e riconoscimenti (R&R) è la spina dorsale del coinvolgimento e della cultura dei dipendenti. Ma pochi si preoccupano di affrontare l'elefante nella stanza: l'identificazione e la scelta della tecnologia giusta per fornire e guidare il programma!
Il concetto tradizionale di incentivi e premi per i dipendenti si è evoluto per servire una forza lavoro multigenerazionale. Le aziende devono sfruttare l'intelligenza artificiale (AI) e l'apprendimento automatico (ML) e una tecnologia basata sugli analytics, facile da usare e ricca di funzionalità, per offrire esperienze di R&R olistiche ai dipendenti in tempo reale.
È più facile a dirsi che a farsi, viste le migliaia di sistemi e software per la ricompensa e il riconoscimento dei dipendenti che si stanno diffondendo rapidamente sul mercato!
Come si fa a identificare la tecnologia giusta per guidare le iniziative di ricompensa e riconoscimento? Assicurandovi che abbia tutte le carte in regola.
"I programmi di riconoscimento e ricompensa vivono e muoiono in base al loro utilizzo, all'allineamento organizzativo e al supporto interno. I responsabili delle applicazioni possono evitare costosi fallimenti concentrandosi sulla soluzione completa..." - Gartner
Lo definireste un chiaro caso di scollamento con i sentimenti dei dipendenti o il risultato di investimenti e sforzi sbagliati? In ogni caso, è chiaro che le aziende non colgono l'obiettivo quando scelgono la tecnologia R&R giusta.
Utilizzate i seguenti criteri come lista di controllo per valutare qualsiasi piattaforma di premi e riconoscimenti per i dipendenti e non potrete sbagliare!
Una persona saggia una volta disse: "Un riconoscimento ritardato è un riconoscimento negato!". Un riconoscimento tempestivo ha un impatto enorme sul coinvolgimento dei dipendenti e si traduce direttamente in produttività. Qualsiasi tecnologia R&R implementata deve rafforzare i momenti che contano per i vostri dipendenti.
Riconoscimento dei dipendenti - Un semplice biglietto di ringraziamento, una pacca sulla spalla, un applauso in sala, un elogio verbale o un'e-mail di apprezzamento sono un ottimo inizio per esprimere gratitudine e motivare un dipendente. Tuttavia, una soluzione R&R può offrire molto di più. Può rafforzare i comportamenti corretti collegando il programma ai valori aziendali; classificare i riconoscimenti in varie categorie, come quelli monetari, non monetari, spot e basati su nomination, e aumentare la partecipazione attraverso azioni di riconoscimento sociale come "batti il cinque", emoji, GIF, immagini, video, commenti e +1; incoraggiare il riconoscimento tra pari e persino celebrare le tappe della carriera, come l'ingresso in azienda, l'anniversario di servizio, il pensionamento e così via; rendere il riconoscimento un gioco con classifiche personalizzate e analizzare le tendenze e i rapporti per generare informazioni sul programma.
Premi per i dipendenti: un premio tempestivo e significativo per prestazioni eccezionali, un'automazione dei premi per compleanni e anniversari, premi per il raggiungimento e il superamento degli obiettivi di lavoro sono solo alcuni dei modi per premiare i dipendenti e dimostrare loro che ci tenete. Utilizzate punteggi, badge e classifiche personalizzate per mantenere una sana competizione tra colleghi; utilizzate un catalogo globale personalizzato per offrire regali, esperienze e donazioni come opzioni di ricompensa; e monitorate il vostro programma di ricompensa con metriche misurabili e dati in tempo reale.
🔊 Comunicazione con i dipendenti - Un avviso popup, un feed con annunci di vittorie dei clienti, traguardi raggiunti dai dipendenti e premi per le prestazioni che sollecitano messaggi di congratulazioni da parte di tutta l'organizzazione; ci sono diversi modi per creare connessioni più forti tra i dipendenti e comunicare frequentemente attraverso la piattaforma R&R.
Sondaggi tra i dipendenti - I sondaggi sono il segno distintivo di un buon strumento di R&R. Cercate uno strumento che vi permetta di raccogliere feedback sulle vostre iniziative di R&R e di ottenere informazioni su ciò che funziona e ciò che non funziona, in modo da poter migliorare continuamente il vostro programma grazie ai suggerimenti dei dipendenti.
Il riconoscimento non consiste solo nell'offrire ai dipendenti un regalo generico o un gettone per il loro anniversario di servizio. Si tratta di riconoscere, valorizzare e celebrare il contributo unico e la personalità di ogni dipendente e ciò che ognuno di loro apporta al tavolo. Un orologio d'oro o una targa incisa sono così fuori moda!
💰 Monetario - Dimostrate ai vostri dipendenti che investite nel loro successo e nella loro crescita professionale scegliendo una piattaforma che permetta di ottenere premi monetari come carte regalo, merci, esperienze e altro ancora, che offra un catalogo globale, bonus in denaro, incentivi alle vendite e stock option.
🏆 Non monetari - Sono efficaci quanto i premi monetari nell'incentivare e incoraggiare i dipendenti, quindi scegliete una piattaforma che permetta di ottenere riconoscimenti non monetari tramite chat, e-mail, messaggi sui social, riunioni interne e contributi alla newsletter.
📍 Spot - La piattaforma deve consentire l'assegnazione di premi spot per apprezzamenti immediati, in modo da mantenere il riconoscimento frequente e significativo, perché un riconoscimento ritardato è un riconoscimento negato. I premi spot aiutano a ridurre il processo di nomina e approvazione dei riconoscimenti e a mantenerlo democratico.
🗳️ Basato sulle candidature - Consentire un riconoscimento basato sulle candidature aiuta le organizzazioni a creare un processo coerente. Alcuni tipi specifici di riconoscimenti possono richiedere la supervisione della leadership per garantire che producano il massimo impatto su tutti i membri dell'organizzazione.
Nell'odierna cultura della gratificazione istantanea sul posto di lavoro, le piattaforme di R&R basate su cloud che incorporano l'intelligenza artificiale (AI), l'apprendimento automatico (ML) e l'analisi predittiva per offrire esperienze interattive e personalizzate sono una marcia in più.
📧 Notifiche via e-mail - Un'e-mail tempestiva può essere un potente strumento per trasmettere felicità dopo un traguardo importante, l'apprezzamento di un cliente o un biglietto di ringraziamento personalizzato. Le notifiche via e-mail possono essere utilizzate per annunciare, informare o comunicare riconoscimenti e servono come promemoria per spingere gli individui a rendere il riconoscimento un evento celebrativo più ampio.
🤖 Chatbot - Una buona piattaforma dovrebbe avere un chatbot intelligente e integrato per acquisire feedback in tempo reale dai colleghi o dai leader, fornire risposte istantanee a domande comuni, aggiornare i progressi o accelerare il ciclo di R&R affrontando problemi complessi.
Le funzioni di automazione devono consentire alle aziende di trasformare i dati delle indagini sui dipendenti in informazioni utili. I dati storici e l'analisi delle prestazioni consentono alle risorse umane e ai leader di prendere decisioni informate per migliorare e personalizzare le esperienze dei dipendenti nell'intero ciclo di R&R.
I dati sono alla base di qualsiasi programma di premi e riconoscimenti. Le analisi, i dati storici e i rapporti aiutano a valutare l'adozione, il coinvolgimento e il successo del programma. Inoltre, forniscono indicazioni preziose su come progettare un programma di R&R olistico che possa evolvere nel tempo.
📋 Report intelligenti - I report amministrativi e di budget dello strumento/piattaforma aiutano a calcolare il ROI del programma, i livelli di adozione e il suo impatto complessivo sulle prestazioni dei dipendenti.
📊 Approfondimenti utilizzabili - Gli approfondimenti sull'utilizzo e i dati storici possono essere analizzati per aiutare l'azienda a regolare e migliorare il programma.
📄 Personalizzazione - I rapporti dei sondaggi, i moduli di feedback e altri dati possono aiutare l'organizzazione ad adattare i premi e i riconoscimenti alle preferenze individuali.
Le dimensioni dell'azienda hanno un ruolo significativo nella scelta della soluzione di R&R: ciò che funziona per una PMI con meno di 1.000 dipendenti potrebbe non essere adatto a un'azienda globale con più di 10.000 dipendenti distribuiti in diverse aree geografiche.
🏢 SMB - Una piccola o media impresa in cui i premi e la motivazione hanno un'importanza maggiore potrebbe aver bisogno di una soluzione di R&R autonoma con caratteristiche minori ma più personalizzabili.
🏬 Impresa - Una grande impresa con team globali e ibridi potrebbe richiedere un software per premi e riconoscimenti ricco di funzionalità, con ampi cataloghi di premi, funzioni di automazione, accesso e personalizzazione.
Quando investono nei propri dipendenti, le organizzazioni devono fare un'attenta comparazione (la fretta fa sprecare) e scegliere la giusta soluzione di R&R che soddisfi le loro esigenze aziendali e si allinei con la loro visione a lungo termine. Un software per premi e riconoscimenti dovrebbe idealmente includere premi, riconoscimenti, sondaggi, funzioni di comunicazione, integrazioni, analisi, funzioni di sistema, sicurezza e conformità, fatturazione e assistenza.
💸 Piano mensile - Se state valutando/testando diversi software di R&R per trovare quello più adatto, un piano mensile potrebbe essere la soluzione migliore. Confrontate e scegliete l'opzione giusta con le caratteristiche di cui avete bisogno e, una volta trovata la soluzione R&R migliore per la vostra organizzazione, passate a un piano a lungo termine.
💸 Piano annuale - Per una PMI con meno dipendenti, un piano annuale offre un risparmio migliore (sconto). Questi risparmi possono essere utilizzati per premi in denaro o per il budget dei premi. Un consiglio: confrontate i diversi piani secondari (base/pro/premium) per capire quale si adatta meglio alle esigenze della vostra azienda e dei vostri dipendenti.
La scelta dello strumento giusto avrà un impatto significativo sul budget del programma in termini di capacità di categorizzare, allocare e gestire la piattaforma di budget per premi e ricompense. Un approccio strategico al budget contribuirà a semplificare il processo di assegnazione di premi e riconoscimenti monetari dalla piattaforma R&R. L'idea è quella di premiare i vostri dipendenti senza andare in rovina!
Budget generale - Si tratta di un budget predefinito che viene creato automaticamente e che può essere allocato per l'intero programma; può essere utilizzato per tutte le iniziative di R&R per ottenere premi o per trasferire punti ad altri budget all'interno del programma. Questo budget è collegato a tutti i premi e di solito non ha limiti di validità/tempo.
Budget personalizzato o per scopi speciali - D'altra parte, un budget personalizzato può essere ritagliato dal budget generale per uno scopo specifico o condiviso da un diverso proprietario del budget. Ad esempio, i premi e gli omaggi avranno un budget specifico, con una quantità di denaro diversa per ogni opzione.
In un ambiente di lavoro moderno, dove i team ibridi sono la norma piuttosto che un'anomalia, qualsiasi iniziativa di R&R deve tenere conto dei dipendenti sul campo, dei dipendenti distribuiti in uffici globali e dei dipendenti divisi tra team remoti e in ufficio. Riconoscere l'eccellente lavoro e le prestazioni dei team distribuiti richiede un approccio ben pianificato. L'idea è quella di promuovere la connettività attraverso la psicologia piuttosto che con mezzi fisici.
💻🖥📽📷 Implementare una piattaforma digitale - Una piattaforma digitale di premi e riconoscimenti con un'applicazione web, desktop e mobile reattiva è il modo più semplice per facilitare la connettività dei team ibridi. Colma il divario tra dipendenti in sede e remoti e consente loro di passare da un dispositivo all'altro mentre sono in movimento. Uno strumento indipendente dalla posizione geografica offre inoltre una visibilità a livello aziendale delle persone che vengono riconosciute e premiate.
🏅 Consentire il riconoscimento peer-to-peer - In un ambiente di lavoro ibrido, la possibilità di ringraziare, riconoscere e apprezzare i collaboratori da qualsiasi parte del mondo favorisce un senso di cameratismo, che è significativo se si considera che i membri del team potrebbero non incontrarsi fisicamente.
🙌 Riconoscere le pietre miliari del team e quelle personali - I team che lavorano in un ambiente ibrido (in sede e da remoto) potrebbero sentirsi esclusi dagli eventi sociali in ufficio. È fondamentale riunire tutti in un unico luogo online e coinvolgerli in festeggiamenti a livello aziendale per ogni piccola e grande vittoria. È possibile coinvolgere e motivare tutti, indipendentemente dalla loro posizione fisica, attraverso premi e celebrazioni di squadra e personali, come compleanni, anniversari di lavoro e pietre miliari, utilizzando un'unica piattaforma digitale.
Perché si dovrebbe distinguere tra colletti blu e colletti bianchi nel programma di R&R? Per garantire che la ricompensa sia equamente distribuita tra le due categorie, in modo proporzionato al risultato o all'occasione. Nella corsa al successo, l'azienda deve assicurarsi che entrambe le categorie di dipendenti siano ugualmente impegnate, riconosciute e premiate: il loro contributo collettivo consente all'organizzazione di raggiungere l'apice.
👨💼 I colletti bianchi - I team di gestione, i livelli superiori che comprendono le C-suite e i dirigenti sono coloro che danno all'azienda una direzione strategica e la guidano verso un obiettivo più grande. Le loro esigenze sono diverse da quelle dei dipendenti normali: i colletti bianchi cercano la sicurezza del posto di lavoro, le relazioni con i colleghi, i ruoli di supervisione, lo status, l'ambiente di lavoro - una carta regalo da 50 dollari non basta! La soluzione R&R deve tenere conto di queste differenze.
👷 I colletti blu - I dipendenti normali - i colletti blu che svolgono lavori pratici - sono spesso incompresi e sottovalutati. Ma questa categoria deve essere compresa e coinvolta in modo adeguato, poiché il loro contributo influisce direttamente sulla produttività, sulla qualità del lavoro, sulla fidelizzazione e sul successo dell'azienda. Una buona soluzione di R&R dovrebbe offrire una moltitudine di opzioni di ricompensa e riconoscimento personalizzabili per i colletti blu. Ma soprattutto dovrebbe offrire ai colletti blu senza scrivania, che lavorano in remoto o in viaggio, la stessa possibilità di accedere e contribuire al programma di R&R virtualmente, attraverso applicazioni web e mobili. Questo eviterebbe loro di perdere importanti aggiornamenti, eventi e annunci di R&R e offrirebbe loro una maggiore visibilità all'interno dell'organizzazione.
Per soddisfare una forza lavoro globale e multigenerazionale proveniente da diverse aree geografiche e demografiche, le organizzazioni devono investire in soluzioni R&R che offrano un supporto multilingue e multivaluta.
👨💻 Multilingue - In un'azienda globale, potrebbero esserci team e individui che lavorano in paesi diversi e parlano diverse lingue che utilizzano un unico strumento per i premi e i riconoscimenti a livello di organizzazione. Senza un supporto multilingue, uno strumento con un'interfaccia specifica per i Paesi Bassi sembrerà un doppio olandese per un dipendente russo!
💴 💵 💷 Multi-valuta - Uno strumento di R&R con supporto per la valuta locale non funzionerà per un'organizzazione globale con dipendenti in diverse località. A qualcuno in Spagna non servirà a nulla una carta regalo emessa in Australia e caricata con dollari australiani!
Le soluzioni R&R che si integrano perfettamente con un'ampia gamma di strumenti di lavoro rendono più facile per le risorse umane e i dipendenti connettersi, riconoscere, premiare, coinvolgere e condividere feedback nel flusso di lavoro. Un annuncio di premio su Slack o MS Teams rallegrerebbe la giornata di qualsiasi dipendente!
🗣️ ️Comunicazionee collaborazione (compresa la produttività e la gestione dei progetti) - La maggior parte delle organizzazioni utilizza strumenti di comunicazione e collaborazione come Workspace (GSuite), Zapier, JIRA, Outlook, Gmail, Slack, Microsoft Teams, Skype, Duo, ecc. per connettersi, comunicare e collaborare all'interno dell'azienda. L'integrazione della piattaforma di premi e riconoscimenti con questi strumenti rende più facile per l'azienda fornire sondaggi, riconoscimenti e premi ai dipendenti dall'interno di questi strumenti, tracciare le prestazioni e la produttività dei dipendenti e collegarle a iniziative di R&R personalizzate.
➡ Single sign-on (comprese le piattaforme di social media) - L'integrazione di Google Workspace, Azure AD, Bitium, Okta SSO (Inbound SAML), LinkedIn, Workplace by Facebook, Amazon, ecc. consentirà all'azienda di abilitare l'accesso con un solo clic attraverso la piattaforma R&R.
⌛ HRIS/HRMS (AD, time tracking, payroll) - Diverse organizzazioni utilizzano uno o più strumenti come Workday, MS Azure, Inbound SFTP, Keka, Darwinbox, Apploye, Namely, Timely, Toggl Track, SCHM, Zoho People, Bamboo HR, ecc. per automatizzare e collegare le diverse operazioni HRIS/HRMS. La loro integrazione con una soluzione R&R centralizzerà i dati dei dipendenti e migliorerà il coinvolgimento a tutti i livelli.
Le applicazioni per dispositivi mobili e desktop, ricche di funzionalità, rendono più facile l'accesso alle piattaforme di premi e riconoscimenti da parte dei dipendenti e dei datori di lavoro in qualsiasi momento (non necessariamente dal computer dell'ufficio!), aumentando così la partecipazione e l'adozione da parte degli utenti. I siti web che utilizzano server web sono talvolta lenti da caricare e affollati di menu, schede e contenuti. Al contrario, le applicazioni mobili e desktop sono costruite per essere pulite, intuitive e facili da navigare, offrendo agli utenti funzionalità selezionate (ma essenziali).
📱 Applicazione mobile - La maggior parte delle soluzioni R&R è dotata di un'applicazione mobile che può essere scaricata da "app store" come iTunes e Google Play. Un'interfaccia utente intuitiva e reattiva rende facile per i dipendenti vedere i loro premi e avvisi di riconoscimento, riconoscere i loro colleghi in tempo reale, rimanere in contatto con tutti e riscattare punti premio e buoni regalo in movimento. Alcune app possono funzionare anche offline (funzioni limitate) e offrono l'agilità di cui abbiamo bisogno nel mondo di oggi.
💻 Applicazione desktop - Un'applicazione desktop su un laptop o un PC consente ai dipendenti di accedere e utilizzare la piattaforma R&R senza dipendere dalla connettività Internet. L'argomentazione più comune a favore delle app desktop è che sono più veloci e reattive delle app web, poiché la loro velocità deriva dal laptop/PC su cui si trovano.
La posizione del server influisce sulla qualità, la velocità, la flessibilità e la scalabilità del software R&R e sul tipo di programma che offrite ai vostri dipendenti - Devono essere in ufficio, su una rete ufficiale per accedere alla piattaforma? Possono utilizzare il software in mobilità? Per l'azienda, la scelta tra cloud e on-premise si riduce all'efficienza, all'affidabilità e al rapporto costi-benefici.
➡ On-premise - Una soluzione R&R on-premise può non essere agile e scalabile come una soluzione basata su cloud, ma ha i suoi vantaggi. Un sistema basato sul cloud può offrire o meno le funzionalità e le personalizzazioni richieste da una piattaforma on-premise, a condizione che l'azienda disponga dello spazio e del reparto IT necessario per mantenerlo.
☁️ Cloud-based - Una piattaforma di R&R on-demand, basata sul cloud, con architettura multi-tenanted, consente di risparmiare spazio e denaro e di accedere in qualsiasi momento e ovunque; elimina il problema della perdita di dati, dei costi generali e del deprezzamento del valore dell'hardware; automatizza l'inserimento dei dati, può essere scalata in alto o in basso in base alle esigenze aziendali e garantisce aggiornamenti in tempo reale quando vengono apportate modifiche. Il risparmio sui costi dell'infrastruttura consente alle organizzazioni di dedicare il budget all'aggiornamento e al miglioramento del programma.
Sebbene esistano molte soluzioni di R&R sul mercato, quelle più popolari sono agili, facili da impostare, configurare e mantenere. Sono corredate da una documentazione dettagliata e da facili guide fai-da-te per l'installazione e la configurazione del software.
🔧 Manutenzione - Una piattaforma R&R ricca di caratteristiche e funzionalità potrebbe perdere parte del suo fascino se non è facile da usare e da mantenere. L'idea è che le risorse umane, i dirigenti e i dipendenti possano utilizzarla senza dover ricorrere all'IT per ogni modifica o aggiornamento!
👨🔧 Configurazione - Un'impostazione e una configurazione semplici, corredate da una documentazione guidata, contribuiscono notevolmente a conferire credibilità e ad aumentare il valore di una piattaforma R&R sul mercato. Una guida alla configurazione per gli amministratori, una guida rapida per gli utenti e guide passo-passo per la gestione della piattaforma sono i requisiti essenziali.
Qualsiasi software di R&R pone un'enfasi notevole sulla sicurezza e sulla privacy dei dati, e per una buona ragione! Un fornitore di piattaforme di R&R deve garantire la completa sicurezza e riservatezza di tutti i dati dei dipendenti, finanziari e non, poiché la più piccola violazione può portare a un costoso disastro per il fornitore dello strumento e per l'azienda che lo utilizza.
🔒 Sicurezza - Le organizzazioni che desiderano acquistare un software R&R con misure di sicurezza rigorose devono cercare il massimo livello di crittografia per proteggere i dati, compresi servizi come chiavi SSH, certificato SSL, HTTPS, TLS. Ciò impedisce l'accesso non autorizzato e garantisce la massima sicurezza della rete e dei sistemi.
🔐 Privacy dei dati - Poiché la piattaforma R&R etichetterà, gestirà, immagazzinerà, trasmetterà, conserverà e smaltirà dati critici per l'azienda e informazioni sui dipendenti, deve seguire una procedura di sicurezza e di privacy standard pubblicata per evitare perdite. Le leggi e le normative applicabili in materia di privacy includono il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE 2016/679, il California Consumer Privacy Act del 2018 (CCPA), il Privacy Act del 1988 (Australia), il Data Protection Act del 2018 (Regno Unito), l'Information Technology Act del 2000 e le Information Technology (Reasonable Security Practices and Procedures and Sensitive Personal Data or Information) Rules del 2011.
A seconda del Paese in cui viene utilizzato, lo strumento di R&R deve incorporare i requisiti necessari e allinearsi alle migliori pratiche, alle leggi federali/statali/internazionali e alle normative, tra cui ISO, GDPR, SOC-2, VAPT, InfoSec, ecc.
ISO - L'Organizzazione Internazionale per la Standardizzazione è uno standard globale utilizzato per garantire la qualità dei dati, la privacy e i Master Data aziendali. L'attuale requisito è la ISO/IEC 27001:2013, che protegge la riservatezza, l'integrità e la disponibilità dei dati.
VAPT - Il Vulnerability Assessment and Penetration Testing (VAPT) è un servizio di valutazione e validazione della sicurezza essenzialmente obbligatorio per identificare le possibili vulnerabilità della rete. Viene utilizzato insieme alla valutazione e al trattamento dei rischi della norma ISO27001.
SOC-2 Tipo II - Una politica di certificazione e conformità per le procedure di audit, SOC-2 stabilisce gli standard per la gestione dei dati dei clienti in base a sicurezza, integrità dell'elaborazione, disponibilità, privacy e riservatezza.
InfoSec - Le politiche di sicurezza delle informazioni garantiscono la corretta gestione e amministrazione del sistema di gestione della sicurezza delle informazioni (ISMS).
GDPR - Il Regolamento generale sulla protezione dei dati è una normativa relativamente recente sulla privacy per la protezione e il trattamento dei dati dei residenti nell'UE.
Scudo UE-USA per la privacy - Applicabile principalmente ai trasferimenti transatlantici di dati, lo scudo UE-USA per la privacy mira a proteggere i diritti legali di coloro che nell'UE trasferiscono dati personali negli Stati Uniti.
Se volete utilizzare un approccio olistico per progettare il vostro programma di R&R, avete bisogno di una piattaforma o di una tecnologia di ricompense e riconoscimenti con una scelta di funzionalità. Una piattaforma che personalizzi i premi e i riconoscimenti e che sfrutti la potenza della tecnologia avanzata per offrire esperienze in tempo reale ai dipendenti.
"Il 65% delle aziende che utilizzano un fornitore esterno ha trovato un valore 'eccellente' nel proprio programma di riconoscimento".
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