Kapan waktu yang tepat untuk memulai rencana R&R karyawan Anda?

Mari kita mulai dengan memberi tahu Anda kapan sebaiknya Anda tidak 'memulai' perencanaan program R&R karyawan Anda:

• Ketika karyawan Anda sudah tidak terlibat.
• Ketika selentingan di kantor berdengung dengan gumaman ketidakpuasan.
• Ketika perusahaan merugi!

Ambil contoh General Motors, misalnya.

Dalam skandal recall General Motors tahun 2014 di mana CEO GM Mary Barra harus hadir di hadapan Kongres untuk menjawab kegagalan perusahaan dalam menarik kembali mobil-mobil yang cacat yang menyebabkan 13 orang meninggal, yang muncul sebagai salah satu penyebab utama adalah proses penghargaan dan hukuman yang tidak tepat dari perusahaan.

Lingkungan GM membuat individu (karyawan) enggan untuk menyuarakan keprihatinan mereka dan bukannya memberikan penghargaan kepada mereka karena telah bersikap teliti. Setelah itu, program R&R perusahaan mengalami perombakan total, namun tidak sebelum kerusakan terjadi!

Cara terbaik untuk mendapatkan perilaku yang Anda inginkan adalah dengan memberikan imbalan untuk melakukannya. - HBR

Program penghargaan dan pengakuan Anda harus ditanamkan ke dalam struktur budaya perusahaan Anda sejak awal.

87% karyawan melaporkan tingkat inklusi yang tinggi di perusahaan mereka ketika ada budaya pengakuan yang kuat. Forbes

Tetapi ada beberapa langkah yang harus dilakukan sebelum rencana Anda berubah dari sketsa di papan gambar menjadi kenyataan.

Kapan Memulai Program R&R: Sebuah Kronologi Peristiwa

Jika ini adalah pertama kalinya perusahaan Anda menerapkan program penghargaan dan pengakuan, merencanakannya mungkin tampak seperti tugas yang berat.

Penelitian menunjukkan bahwa persepsi karyawan terhadap sistem penghargaan cenderung menurun seiring dengan semakin rendahnya posisi Anda dalam organisasi. - HBR

Hal ini terjadi ketika program penghargaan dilakukan secara terburu-buru tanpa pemikiran dan perencanaan yang matang. Anda didukung oleh antusiasme dan semangat untuk melakukan hal-hal yang benar dari karyawan Anda, namun jangan langsung terjun tanpa rencana!

Dari hari pertama Anda membayangkan program ini hingga peluncurannya, rencana tindakan yang tersusun dengan baik dan dilaksanakan dengan hati-hati akan memastikan kesuksesan yang lebih besar dalam hal peluncuran dan partisipasi.
‍

1. Paket 6 bulan

• Setelah Anda menyelaraskan organisasi dengan ide program R&R, pastikan untuk menyiapkan rencana Anda setidaknya satu tahun sebelum peluncurannya.
• Mulailah dengan tujuan yang ingin Anda capai. Evaluasi tujuan bisnis Anda, kebutuhan karyawan Anda, dan bagaimana cara mencapainya dengan sukses.
• Siapkan perkiraan kasar jadwal dan terus periksa untuk memastikan peluncuran berjalan sesuai rencana.
• Pada bulan-bulan berikutnya, kumpulkan tim yang tepat untuk membantu Anda melakukan riset, mengeksekusi, dan mengimplementasikan program.
• Cari tahu tentang berbagai platform atau penyedia penghargaan karyawan. Lihatlah insentif, tunjangan, dan opsi penghargaan yang mereka tawarkan. Pastikan semuanya sesuai dengan tujuan bisnis Anda secara keseluruhan.

2. Pencapaian 4 bulan

• Setelah 4 bulan, saatnya untuk menghubungi penyedia jasa yang berbeda untuk mendapatkan penawaran. Lakukan panggilan internal mengenai logistik program.
• Beberapa faktor memainkan peran penting dalam mengevaluasi penyedia atau platform R&R, termasuk biaya lisensi, pemilihan fitur, dan tingkat penyesuaian.
• Pada saat yang sama, sangat penting untuk menetapkan anggaran dan memilih kategori hadiah dalam anggaran tersebut.
• Buatlah daftar KPI yang dapat membantu Anda mengukur keberhasilan program. Buat daftar sasaran karyawan Anda, dan tetapkan kategori penghargaan untuk membantu karyawan Anda menyelaraskan dengan sasaran tersebut dan memenuhi kebutuhan mereka.
• Setelah Anda menetapkan kriteria, gunakan beberapa bulan ke depan untuk melakukan analisis komparatif terhadap penyedia/platform berdasarkan sampel, demo, testimoni, referensi, dan harga untuk membantu Anda membuat pilihan yang tepat.
• Tentukan ruang lingkup dan jangkauan program. Apakah program ini akan berlaku di seluruh perusahaan? Atau apakah akan ditargetkan pada lokasi atau departemen tertentu? Seperti apa hadiah tertinggi dan terendahnya?

3. Tanda 2 bulan

• Dengan hanya dua bulan tersisa, sekarang saatnya untuk memulai implementasi yang sebenarnya. Tentukan penyedia/platform berdasarkan evaluasi Anda dan bagikan daftar KPI yang ingin Anda tanamkan ke dalam program bersama dengan metrik yang terukur.
• Sediakan daftar tujuan program, kategori dan nilai penghargaan, detail branding, panduan, daftar karyawan, persyaratan pelaporan, dll. Konsultasi terperinci dengan penyedia Anda akan membantu mempersiapkan dan mengoptimalkan platform untuk peluncuran awal Anda.
• Selesaikan anggaran dan rencana komunikasi untuk peluncurannya. Kemudian, saatnya memasarkan program Anda kepada karyawan dengan menggunakan strategi 2-cabang yang ditujukan untuk peluncuran itu sendiri dan manfaat dari program tersebut.

4. 1 bulan sebelum peluncuran

• Setelah 1 bulan, platform Anda seharusnya sudah aktif dan siap untuk dipratinjau. Bagian SDM dan eksekutif senior perusahaan harus memeriksa program ini, menguji setiap fitur dan fungsionalitas untuk memastikan platform sudah siap sepenuhnya sebelum ditayangkan.
• Luangkan waktu untuk menguji tautan. Cari bug dalam sistem, periksa fitur khusus, dan pastikan jalur komunikasi yang jelas dengan penyedia Anda untuk membuat penyesuaian akhir. Anda mungkin ingin menggunakan pelacak bug untuk menghemat waktu Anda dengan tugas ini
• Tingkatkan komunikasi peluncuran Anda dan gunakan pendekatan multi-saluran. Manfaatkan email, kampanye, poster, pertemuan balai kota, popup intranet untuk menarik minat karyawan dan menunjukkan nilai program.

5. 2 minggu lagi

• Ini adalah waktu yang tepat! Dengan waktu tinggal dua minggu lagi, platform Anda seharusnya sudah aktif dan berjalan.
• Tetapkan titik kontak rutin dengan penyedia layanan Anda untuk menyempurnakan platform dan memvalidasi data program (termasuk detail karyawan).
• Mulailah melatih tim HR dan manajer tingkat menengah Anda, gunakan paket tanya jawab untuk membiasakan mereka dengan alat ini dan pelaporannya.
• Adakan pertemuan pemangku kepentingan secara rutin untuk menyelesaikan masalah yang muncul di menit-menit terakhir.
• Terus berikan karyawan Anda gambaran singkat tentang program ini dengan pratinjau hadiah yang menggiurkan, detail tentang cara mencapai tujuan, dan manfaat program untuk pengembangan profesional dan pribadi mereka.

6. 1 hari tersisa

• Sehari sebelum peluncuran biasanya diwarnai dengan ketegangan yang menggigit. Saatnya untuk melakukan pemeriksaan akhir dengan penyedia platform Anda untuk memastikan semuanya siap digunakan!
• Buatlah serangkaian acara pra-peluncuran untuk memperkuat antisipasi. Anda dapat mengadakan pesta pra-peluncuran, beberapa permainan pembangunan tim, acara di luar kantor, atau mungkin apa pun untuk menunjukkan kepada karyawan bahwa ini adalah program penghargaan bagi karyawan.

7. Hari Peluncuran

• Selamat! Saat Anda mengumumkan program Anda dengan pesta peluncuran yang megah atau balai kota, inilah saatnya untuk mengungkap seluruh fitur-fiturnya.
• Pantau interaksi dan reaksi awal, adakan sesi tanya jawab yang ekstensif untuk meyakinkan karyawan Anda tentang keuntungan dan manfaatnya.
• Di hari-hari berikutnya, siapkan tim program Anda untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang mungkin akan muncul saat karyawan Anda mulai menggunakan platform. Tinjau platform dan alat bantu secara berkala untuk mengimbangi perubahan.

Keberhasilan R&R untuk Perusahaan yang Mengatur Waktu dengan Tepat

Meskipun jadwal yang disebutkan di atas dapat dianggap sebagai rata-rata, perusahaan yang telah melihat kesuksesan luar biasa dalam inisiatif R&R mereka tidak hanya memperhitungkan ukuran dan posisi pasar tetapi juga perubahan kebutuhan karyawan.

Sederhananya, perusahaan-perusahaan ini telah mengambil pendekatan yang gesit untuk R&R, merencanakan atau mengadaptasi program mereka sesuai dengan kebutuhan saat itu.

Mengukur nilai, biaya, dan dampak dari hadiah tertentu untuk menentukan apakah akan meningkatkan atau menurunkannya atau menghapusnya sama sekali. -Gartner

Dengan menggunakan perusahaan-perusahaan tersebut sebagai contoh R&R yang dilakukan dengan benar, Anda dapat memperkirakan waktu yang tepat bagi perusahaan Anda untuk merencanakan program R&R karyawan berdasarkan kriteria berikut:
‍

Waktu adalah uang!

Waktu adalah hal yang sangat penting ketika merencanakan program R&R karyawan Anda. Meskipun ini adalah perjalanan yang menarik dari visi hingga peluncuran, namun perjalanannya tidak berhenti sampai di situ. Bagian yang paling penting adalah setelah peluncuran, saat tiba waktunya untuk memantau adopsi, penggunaan, kemajuan, dan tingkat partisipasi serta menyesuaikan program agar menjadi hadiah terbaik bagi karyawan dan bisnis Anda.

Anda akan mencapai tujuan bisnis yang diinginkan untuk mempertahankan tenaga kerja terampil Anda, merekrut talenta baru, dan mempercepat pertumbuhan bisnis.

Di pasar tenaga kerja yang ketat dengan lebih banyak pekerjaan yang terbuka daripada yang bisa diisi, penghargaan memainkan peran yang semakin penting dalam menarik dan mempertahankan talenta. - Gartner