Webinar Alert: Strategies from 500+ organizations to power up employee recognition.

Daftar sekarang

Istilah Daftar Istilah

Daftar Istilah Manajemen Sumber Daya Manusia dan Imbalan Kerja

Daftar isi

Sistem Manajemen Karyawan

Sistem manajemen karyawan adalah solusi perangkat lunak atau platform yang digunakan oleh organisasi untuk merampingkan berbagai aspek administrasi karyawan, termasuk perekrutan, orientasi, penjadwalan, evaluasi kinerja, penggajian, manajemen tunjangan, dan banyak lagi. Sistem ini biasanya menyediakan database terpusat di mana semua informasi karyawan disimpan dengan aman dan dapat diakses oleh personil yang berwenang.

Apa yang dimaksud dengan sistem manajemen karyawan?

Sistem manajemen karyawan (EMS) adalah solusi perangkat lunak komprehensif yang membantu organisasi mengelola dan merampingkan operasi sumber daya manusia mereka. Sistem ini biasanya mencakup fitur-fitur untuk melacak kinerja karyawan, mengelola jadwal dan cuti, menangani penggajian dan tunjangan, serta memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi.

‍

Apa saja alat bantu manajemen karyawan jarak jauh terbaik?

Alat bantu manajemen karyawan jarak jauh terbaik mencakup yang berikut ini
‍

‍Empuls: Empuls bukan hanya platform keterlibatan karyawan tetapi juga merupakan alat manajemen karyawan yang hebat. Dengan fitur-fitur seperti intranet sosial, diskon karyawan, survei karyawan, Empuls adalah salah satu alat manajemen karyawan dengan peringkat teratas.
‍Trello: Trello dikenal dengan antarmuka yang ramah pengguna dan papan yang dapat disesuaikan. Aplikasi ini memungkinkan tim untuk memprioritaskan tugas dan memvisualisasikan kemajuan proyek melalui kartu dan daftar, sehingga manajemen proyek menjadi menarik dan mudah.
Asana: Asana adalah alat manajemen proyek yang ampuh yang membantu tim mengelola tugas dan proyek dengan tujuan dan tenggat waktu yang jelas. Alat ini mendukung berbagai alur kerja dan terintegrasi dengan berbagai alat lain untuk meningkatkan fungsionalitas.
Hubstaff: Hubstaff unggul dalam pelacakan waktu dan pemantauan produktivitas. Ini memberikan wawasan tentang bagaimana karyawan menghabiskan waktu mereka, membantu manajer mencegah kelelahan dan mengoptimalkan alur kerja.
‍ActivTrak: ActivTrak menawarkan pemantauan dan analisis aktivitas karyawan secara real-time. Fitur pelaporannya yang tangguh membantu mengidentifikasi tren produktivitas dan potensi risiko keamanan.
Connecteam: Connecteam dirancang untuk kemudahan penggunaan, sehingga ideal untuk tim dengan berbagai keterampilan teknologi. Ini menawarkan fitur penjadwalan, manajemen tugas, dan komunikasi dalam satu platform.
Paymo: Paymo adalah alat yang sederhana namun efektif untuk tim kecil, menyediakan fitur pelacakan waktu, penagihan, dan pelaporan. Alat ini sangat berguna untuk bisnis yang perlu mengelola penagihan bersamaan dengan manajemen proyek.
Miro: Miro menyediakan kanvas tanpa batas untuk curah pendapat dan kolaborasi, membuatnya ideal untuk tim kreatif. Hal ini memungkinkan beberapa pengguna untuk bekerja pada papan yang sama secara bersamaan, mendorong kolaborasi dan berbagi ide.

Dengarkan, kenali, berikan penghargaan, dan pertahankan karyawan Anda dengan perangkat lunak keterlibatan karyawan kami

Siapa yang biasanya menggunakan sistem manajemen karyawan dalam sebuah organisasi?

Sistem manajemen karyawan biasanya digunakan oleh berbagai pemangku kepentingan di dalam perusahaan. Profesional Sumber Daya Manusia (SDM) adalah pengguna utama karena mereka mengelola perekrutan, orientasi, tinjauan kinerja, dan tugas-tugas terkait karyawan lainnya.
‍

Manajer dan supervisor juga menggunakan EMS untuk melacak kinerja tim mereka, mengelola jadwal, dan menyetujui permintaan cuti. Selain itu, karyawan sering kali memiliki akses ke fitur-fitur tertentu seperti portal swalayan di mana mereka dapat memperbarui informasi pribadi, mengajukan cuti, dan melihat informasi penggajian dan tunjangan.

Siapa yang harus bertanggung jawab untuk memelihara dan memperbarui Sistem Manajemen Karyawan?

Tanggung jawab untuk memelihara dan memperbarui Sistem Manajemen Karyawan biasanya berada di tangan departemen SDM, yang sering kali berkolaborasi dengan departemen TI. SDM bertanggung jawab untuk memastikan sistem digunakan secara efektif dan data karyawan akurat dan terkini.

Di sisi lain, departemen TI sering kali menangani aspek teknis seperti pembaruan perangkat lunak, keamanan sistem, dan pemecahan masalah teknis. Dalam beberapa kasus, perusahaan juga dapat bekerja sama dengan vendor atau konsultan eksternal untuk pemeliharaan dan pembaruan sistem.

Apa saja fitur-fitur dari sistem manajemen karyawan?

Fitur-fitur dari sistem manajemen karyawan mencakup hal-hal berikut ini:
‍

‍Manajemen informasi karyawan: Penyimpanan data karyawan secara terpusat, termasuk detail pribadi, informasi kontak, riwayat pekerjaan, kualifikasi, dan metrik kinerja.‍
Orientasi karyawan: Alat bantu untuk mengelola proses orientasi, termasuk pembuatan dan distribusi daftar periksa orientasi, dokumentasi, dan otomatisasi tugas-tugas orientasi.
Pelacakan waktu dan kehadiran: Mencatat dan melacak jam kerja, kehadiran, waktu istirahat, dan permintaan cuti karyawan. Beberapa sistem mungkin menyertakan fitur jam masuk/keluar atau terintegrasi dengan pencatatan waktu biometrik.
Manajemen penggajian: Otomatisasi proses penggajian, termasuk penghitungan gaji, pemotongan, pemotongan pajak, dan penyetoran langsung. Integrasi dengan sistem keuangan untuk pemrosesan penggajian yang akurat dan tepat waktu.
Manajemen kinerja: Alat bantu untuk menetapkan tujuan, melakukan tinjauan kinerja, dan melacak kinerja karyawan. Termasuk fitur untuk umpan balik, penilaian kinerja, dan perencanaan pengembangan.
Pelatihan dan pengembangan: Manajemen program pelatihan karyawan, melacak sertifikasi, dan memantau kemajuan dalam pengembangan profesional. Hal ini dapat mencakup modul e-learning dan manajemen kursus.
Layanan mandiri karyawan (ESS): Portal atau aplikasi seluler yang memungkinkan karyawan mengakses dan mengelola informasi pribadi mereka, meminta cuti, melihat potongan gaji, dan berpartisipasi dalam evaluasi kinerja.
Administrasi tunjangan: Administrasi tunjangan karyawan, termasuk asuransi kesehatan, rencana pensiun, dan tunjangan lainnya. Sistem ini dapat membantu dalam pendaftaran tunjangan, melacak kelayakan, dan mengelola periode pendaftaran terbuka.
Rekrutmen dan pelacakan pelamar: Alat untuk mengelola proses rekrutmen, termasuk posting pekerjaan, pelacakan pelamar, penguraian resume, dan kolaborasi di antara tim perekrutan. Integrasi dengan situs web karier dan papan lowongan kerja.
Analisis dan pelaporan tenaga kerja: Pembuatan laporan dan analitik yang terkait dengan demografi tenaga kerja, tingkat turnover, metrik kinerja, dan indikator SDM utama lainnya. Alat visualisasi data dapat disertakan.
Komunikasi karyawan: Fitur yang memfasilitasi komunikasi di dalam organisasi, termasuk pesan internal, pengumuman, dan sistem notifikasi.
Manajemen kepatuhan: Alat untuk memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan, peraturan, dan standar industri. Hal ini dapat mencakup pemeriksaan dan peringatan kepatuhan otomatis.
Survei dan umpan balik karyawan: Modul untuk melakukan survei karyawan, mengumpulkan umpan balik, dan mengukur kepuasan karyawan. Alat bantu analisis dapat digunakan untuk menganalisis hasil survei.
Perencanaan suksesi: Alat untuk mengidentifikasi dan mengembangkan penerus potensial untuk peran-peran kunci dalam organisasi. Hal ini mencakup pemetaan bakat, penilaian keterampilan, dan perencanaan karier.
Manajemen dokumen: Penyimpanan dan pengelolaan terpusat untuk dokumen yang berhubungan dengan karyawan, seperti kontrak, tinjauan kinerja, dan sertifikat pelatihan.
Kemampuan integrasi: Integrasi dengan sistem bisnis lain, seperti perangkat lunak keuangan dan akuntansi, untuk memastikan aliran data yang lancar dan konsistensi di seluruh organisasi.
Kontrol keamanan dan akses: Fitur keamanan yang kuat untuk melindungi data karyawan yang sensitif, termasuk kontrol akses berbasis peran dan enkripsi.
Aksesibilitas seluler: Antarmuka yang ramah seluler atau aplikasi seluler khusus yang memungkinkan karyawan dan manajer mengakses fitur-fitur utama dari ponsel cerdas dan tablet.

Mengapa penting untuk selalu memperbarui sistem manajemen karyawan?

Menjaga Sistem Manajemen Karyawan agar selalu diperbarui sangatlah penting karena beberapa alasan. Pertama, memastikan bahwa sistem memiliki data karyawan terbaru dan akurat, yang sangat penting untuk proses SDM seperti penggajian, administrasi tunjangan, dan manajemen kinerja.

Kedua, pembaruan perangkat lunak sering kali menyertakan fitur-fitur baru dan peningkatan yang dapat meningkatkan efisiensi dan pengalaman pengguna. Terakhir, pembaruan sering kali mengatasi kerentanan keamanan, sehingga menjaga agar EMS Anda selalu diperbarui sangat penting untuk melindungi data karyawan yang sensitif.

Bagaimana sistem manajemen karyawan dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi?

Sistem manajemen karyawan (EMS) dapat secara signifikan meningkatkan produktivitas dan efisiensi dengan beberapa cara:
‍

Merampingkan tugas-tugas administratif: EMS mengotomatiskan tugas-tugas HR rutin seperti pelacakan kehadiran, pemrosesan penggajian, dan administrasi tunjangan, sehingga staf HR dapat fokus pada inisiatif strategis.
Meningkatkan komunikasi: EMS sering kali menyertakan fitur untuk komunikasi dan kolaborasi internal, sehingga memudahkan tim untuk bekerja sama dan tetap mendapatkan informasi.
Meningkatkan pengambilan keputusan: Dengan menyediakan data terkini dan akurat kepada manajer mengenai kinerja karyawan dan metrik lainnya, EMS mendukung pengambilan keputusan yang tepat.
Meningkatkan keterlibatan karyawan: Banyak platform EMS yang menyertakan fitur untuk mengenali pencapaian karyawan, mengelola tujuan, dan meminta umpan balik, yang semuanya dapat meningkatkan keterlibatan dan produktivitas karyawan.
Memastikan kepatuhan: EMS dapat membantu perusahaan mematuhi hukum dan peraturan ketenagakerjaan, mengurangi risiko masalah hukum yang merugikan.

Survei denyut nadi karyawan:

Ini adalah survei singkat yang dapat dikirim secara berkala untuk mengetahui pendapat karyawan Anda tentang suatu masalah dengan cepat. Survei ini terdiri dari lebih sedikit pertanyaan (tidak lebih dari 10) untuk mendapatkan informasi dengan cepat. Survei ini dapat diberikan secara berkala (bulanan/mingguan/triwulanan).

Pertemuan empat mata:

Mengadakan pertemuan berkala selama satu jam untuk mengobrol secara informal dengan setiap anggota tim adalah cara terbaik untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi dengan mereka. Karena ini adalah percakapan yang aman dan pribadi, ini membantu Anda mendapatkan detail yang lebih baik tentang suatu masalah.

eNPS:

eNPS (skor Net Promoter karyawan) adalah salah satu cara yang paling sederhana namun efektif untuk menilai pendapat karyawan tentang perusahaan Anda. Ini mencakup satu pertanyaan menarik yang mengukur loyalitas. Contoh pertanyaan eNPS antara lain: Seberapa besar kemungkinan Anda akan merekomendasikan perusahaan kami kepada orang lain? Karyawan menjawab survei eNPS dengan skala 1-10, di mana 10 menunjukkan bahwa mereka 'sangat mungkin' merekomendasikan perusahaan dan 1 menunjukkan bahwa mereka 'sangat tidak mungkin' merekomendasikannya.

Berdasarkan jawaban yang diberikan, karyawan dapat ditempatkan dalam tiga kategori yang berbeda:

Promotor
Karyawan yang memberikan tanggapan positif atau setuju.
Pengkritik
Karyawan yang bereaksi negatif atau tidak setuju.
Pasif
Karyawan yang bersikap netral dalam memberikan tanggapan.

Apa yang dimaksud dengan sistem manajemen kinerja karyawan?

Sistem manajemen kinerja karyawan disusun oleh organisasi untuk mengukur dan meningkatkan kinerja karyawan. Sistem ini melibatkan penetapan ekspektasi yang jelas, memberikan umpan balik secara teratur, dan menyelaraskan tujuan individu dengan tujuan organisasi. Sistem ini dirancang untuk meningkatkan kinerja individu dan tim, yang pada akhirnya berkontribusi pada kesuksesan organisasi secara keseluruhan.

Apa saja komponen dari sistem manajemen kinerja karyawan?

Komponen-komponen dari sistem manajemen kinerja karyawan mencakup hal-hal berikut ini
‍

‍Perencanaan kinerja: Hal ini melibatkan penetapan tujuan yang jelas dan area kinerja utama di awal sesi kinerja. Ini adalah upaya bersama antara penilai dan peninjau.
‍Umpanbalik yang teratur: Sistem ini menekankan pentingnya umpan balik yang teratur dan produktif serta keterlibatan karyawan. Sistem ini bertujuan untuk memberikan wawasan yang terperinci mengenai perilaku dan upaya, sehingga cocok untuk memberikan umpan balik yang terperinci mengenai perilaku dan memetakan perilaku yang diinginkan di masa depan.
‍Evaluasi kinerja: Sistem ini digunakan untuk mengevaluasi hasil kinerja individu dan organisasi, memperkuat akuntabilitas individu dalam mencapai tujuan dan sasaran. Hal ini mencerminkan kemitraan di mana para manajer berbagi tanggung jawab untuk mengembangkan karyawan mereka agar dapat memberikan kontribusi kepada organisasi.
‍Rencana pengembangan: Rencana pengembangan karyawan merupakan bagian integral dari sistem, yang bertujuan untuk memupuk budaya pertumbuhan, keterlibatan, dan keunggulan. Teknologi dan perangkat lunak SDM dimanfaatkan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses manajemen kinerja.
‍Manajemenberdasarkan tujuan (MBO): Pendekatan ini, yang diciptakan oleh konsultan manajemen berpengaruh Peter Drucker, berpusat pada penciptaan serangkaian tujuan organisasi, yang kemudian digunakan sebagai pedoman untuk menciptakan tujuan karyawan secara individual. Pendekatan ini menyediakan kerangka kerja untuk mengevaluasi kinerja karyawan dan menghubungkan tingkat kinerja individu dengan strategi organisasi.
‍Penilaian potensi: Komponen ini menjadi dasar bagi perpindahan karyawan secara lateral dan vertikal. Hal ini dilakukan melalui pemetaan kompetensi dan berbagai teknik penilaian, yang memberikan masukan penting untuk perencanaan suksesi dan rotasi pekerjaan.

Apa yang dimaksud dengan sistem manajemen kehadiran karyawan?

Sistem manajemen kehadiran karyawan (AAMS) adalah aplikasi perangkat lunak, atau kombinasi alat dan proses yang dirancang untuk melacak dan mengelola catatan kehadiran karyawan secara efisien. Sistem ini mengotomatiskan proses manual yang terlibat dalam pencatatan jam kerja, cuti, ketidakhadiran, dan lembur karyawan.
‍

Mengapa sistem manajemen kehadiran karyawan penting?

Alasan mengapa sistem manajemen kehadiran karyawan penting adalah
‍

‍Perhitungan penggajian yang akurat: Sistem pelacakan kehadiran mengotomatiskan proses pencatatan jam kerja karyawan, sehingga menghilangkan kesalahan yang dapat terjadi dengan metode manual seperti lembar waktu atau kartu absen. Hal ini memastikan penggajian dihitung secara akurat berdasarkan jam kerja aktual, lembur, dan waktu libur.
Meningkatkanproduktivitas dan ketepatan waktu: Dengan memantau waktu masuk dan pulang karyawan, sistem absensi memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi pola keterlambatan atau ketidakhadiran. Hal ini membantu meningkatkan ketepatan waktu dan memastikan karyawan memanfaatkan jam kerja mereka sebaik mungkin, sehingga meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
‍Manajemen cuti yang lebih sederhana: Sistem absensi menyederhanakan proses permintaan dan persetujuan cuti dengan mengizinkan karyawan mengajukan permintaan secara elektronik. Manajer dapat meninjau, menyetujui, dan melacak permintaan cuti, menghindari konflik penjadwalan sekaligus mengurangi beban administratif SDM.
‍Kepatuhanterhadap undang-undang ketenagakerjaan: Menyimpan catatan kehadiran yang akurat dan dapat diaudit sangat penting untuk mematuhi undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan. Sistem kehadiran menyediakan dokumentasi yang dapat diandalkan untuk menunjukkan kepatuhan selama audit dan menghindari potensi masalah hukum atau denda.
‍Mengurangipencurian waktu: Fitur-fitur seperti jam waktu biometrik dan pembatasan wilayah dalam sistem kehadiran membantu mencegah pencurian waktu dengan memverifikasi kehadiran karyawan dan mengatasi masalah seperti buddy punch. Hal ini mengurangi biaya yang tidak perlu dan meningkatkan produktivitas.
‍

Apa saja tantangan dalam mengelola sistem manajemen kehadiran karyawan?

Tantangan dalam mengelola sistem manajemen kehadiran karyawan adalah:
‍

‍Ketepatandan akurasi: Salah satu tantangan abadi adalah ketepatan dan akurasi dalam mencatat jam kerja. Pelacakan kehadiran secara manual dapat menyebabkan kesalahan dan ketidakakuratan, yang dapat berdampak pada penggajian dan efisiensi operasional secara keseluruhan.
‍Kurangnyakebijakan yang diperbarui: Banyak perusahaan tidak memiliki kebijakan manajemen kehadiran yang diperbarui, yang menyebabkan ketidakkonsistenan dan keputusan yang bersifat ad-hoc. Kebijakan yang sudah ketinggalan zaman dapat mengakibatkan masalah hukum dan kepatuhan, serta ketidakkonsistenan dalam mengelola kehadiran. ‍
Tingkat kehadiran yang buruk: Mengelola tingkat kehadiran yang buruk merupakan tantangan yang signifikan bagi departemen SDM. Ketidakhadiran yang tidak terduga, kedatangan yang terlambat, dan kepulangan yang lebih awal dapat mengganggu operasi dan memengaruhi produktivitas secara keseluruhan.
Pertimbangan hukum: Sistem manajemen kehadiran harus sesuai dengan pertimbangan hukum berdasarkan struktur organisasi. Memastikan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan ketenagakerjaan menambah kompleksitas dalam mengelola kehadiran karyawan.
‍Kesalahan alokasi sumber daya: Pelacakan kehadiran yang tidak akurat dapat menyebabkan kesalahan alokasi sumber daya, di mana organisasi mungkin kesulitan mengoptimalkan alokasi sumber daya karena kurangnya visibilitas terhadap ketersediaan karyawan.

Apa yang dimaksud dengan sistem manajemen cuti karyawan?

Sistem manajemen cuti karyawan adalah alat komprehensif yang digunakan oleh organisasi untuk merampingkan dan meningkatkan manajemen cuti karyawan. Sistem ini menjalankan berbagai fungsi untuk memfasilitasi pengelolaan cuti karyawan dalam sebuah organisasi.

‍

Apa saja manfaat menggunakan sistem manajemen cuti karyawan?

Berikut adalah beberapa manfaat utama menggunakan sistem manajemen cuti karyawan:
‍

‍Proses pengajuan cuti yang efisien: Memungkinkan karyawan untuk dengan mudah mengajukan permintaan cuti secara online melalui antarmuka yang mudah digunakan. Mengotomatiskan alur kerja untuk mengarahkan permintaan cuti kepada manajer terkait untuk mendapatkan persetujuan. Menyederhanakan proses bagi karyawan dan HR/manajemen.
‍Transparansidan informasi terperinci: Memberikan informasi yang jelas dan terperinci kepada karyawan mengenai kebijakan cuti, hak, saldo, dan riwayat transaksi. Memastikan transparansi seputar proses cuti dan manfaatnya. ‍
Pelacakan dan pelaporan yang komprehensif: Memungkinkan perusahaan untuk melacak semua permintaan cuti dan ketidakhadiran karyawan dalam satu sistem terpusat. Menyediakan laporan dan analitik yang terperinci untuk memberikan pandangan menyeluruh tentang tren cuti. Memungkinkan perencanaan tenaga kerja dan manajemen sumber daya yang lebih baik. ‍
Kepatuhan dan penyesuaian kebijakan: Memastikan kebijakan cuti diterapkan dan ditegakkan secara konsisten. Memungkinkan penyesuaian jenis dan kebijakan cuti, terutama yang penting bagi organisasi global dengan persyaratan yang berbeda di setiap lokasi.
‍Integrasidengan sistem lain: Dapat diintegrasikan dengan penggajian, absensi, dan sistem HR lainnya. Mengotomatiskan aliran data antar sistem untuk menghindari kesalahan manual dan menghemat waktu. ‍
Peningkatan produktivitas: Membebaskan waktu HR yang dihabiskan untuk mengelola cuti untuk fokus pada prioritas yang lebih strategis. Memberdayakan karyawan untuk dengan mudah mengakses informasi cuti dan mengajukan permohonan tanpa campur tangan SDM secara manual. Memastikan jumlah staf yang memadai dengan memberikan visibilitas ke dalam ketidakhadiran yang akan datang dan yang direncanakan.
Meningkatkanpengalaman karyawan: Menyediakan cara yang mudah dan transparan bagi karyawan untuk melihat dan mengelola cuti mereka. Menunjukkan bahwa organisasi memprioritaskan kesejahteraan karyawan dan keseimbangan kehidupan kerja. Berkontribusi pada kepuasan kerja secara keseluruhan dan budaya perusahaan yang positif.
‍

Apa yang dimaksud dengan sistem manajemen tugas karyawan?

Sistem manajemen tugas karyawan adalah alat yang komprehensif yang dirancang untuk memfasilitasi pengaturan dan pelacakan tugas dalam sebuah organisasi. Sistem ini merupakan komponen penting dalam manajemen proyek dan berfungsi sebagai fondasi untuk alur kerja yang efisien dalam bisnis. Sistem ini melibatkan pengelolaan setiap tugas penting sebagai prioritas, mengikuti jadwal dan kriteria anggaran, dan memastikan kolaborasi tim yang efektif.

‍

Apa saja fitur-fitur dari sistem manajemen tugas karyawan?

Fitur-fitur dari sistem manajemen tugas karyawan adalah:
‍

Alur kerja yang efisien: Perangkat lunak manajemen tugas berfungsi sebagai fondasi untuk alur kerja yang efisien dalam sebuah organisasi, menyediakan jadwal proyek yang terperinci dan terkini dan mengarahkan anggota tim untuk memajukan proyek. ‍
Integrasi dan kompatibilitas: Sistem harus mendukung lampiran file, manajemen dokumen, manajemen hak akses, dan inventaris catatan klien dan karyawan, dan harus kompatibel dengan sistem, perangkat lunak, dan lingkungan lain. ‍
Manajemen basis data karyawan: Sistem manajemen tugas karyawan yang efektif harus dilengkapi dengan platform manajemen basis data karyawan yang memungkinkan sentralisasi data SDM untuk setiap departemen, wilayah, dan entitas bisnis. ‍
Manajemen waktu dan kehadiran: Sistem ini harus merampingkan dan mengotomatiskan operasi manajemen waktu, termasuk sistem kehadiran dan manajemen yang kuat yang memungkinkan karyawan untuk menandai kehadiran mereka dan membuat permintaan cuti dari mana pun mereka bekerja. ‍
Penugasan dan pelacakan tugas: Sistem ini memungkinkan pembuatan, penugasan, penentuan prioritas, dan pemantauan tugas untuk memastikan tugas-tugas tersebut selesai tepat waktu. Sistem ini juga menyediakan tampilan waktu nyata dan akses mudah ke semua konten dan diskusi terkait.

‍

Apa yang dimaksud dengan sistem manajemen dokumen karyawan?

Sistem manajemen dokumen karyawan adalah alat bantu komprehensif yang dirancang untuk menyimpan, mengatur, dan mengelola berbagai jenis dokumen yang terkait dengan karyawan dengan aman di dalam organisasi. Sistem ini memainkan peran penting dalam memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan keamanan.

‍

Bagaimana seorang profesional SDM menggunakan sistem manajemen dokumen karyawan organisasi?

Para profesional SDM menggunakan sistem manajemen dokumen karyawan (EDMS) organisasi untuk merampingkan pengelolaan dokumen yang berhubungan dengan karyawan dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. Berikut ini adalah cara mereka menggunakan sistem tersebut:
‍

Penyimpanan dokumen terpusat: EDMS memungkinkan para profesional HR untuk menyimpan semua dokumen karyawan, seperti resume, kontrak, tinjauan kinerja, dan kebijakan, dalam satu lokasi yang aman. Pemusatan ini menyederhanakan akses dan mengurangi risiko kehilangan atau kesalahan penempatan dokumen. ‍
Struktur folder: Para profesional SDM dapat membuat folder yang dikategorikan untuk fungsi yang berbeda (misalnya, perekrutan, orientasi, manajemen kinerja), yang mencerminkan sistem pengarsipan tradisional namun dalam format digital. Pengaturan ini membantu menemukan dokumen dengan cepat saat dibutuhkan. ‍
Proses yang disederhanakan: EDMS sering kali menyertakan alur kerja otomatis untuk tugas-tugas seperti persetujuan dokumen, proses orientasi, dan evaluasi kinerja. Hal ini mengurangi beban administratif pada tim SDM dan mempercepat proses dengan memastikan bahwa dokumen dialihkan ke personil yang tepat untuk ditinjau dan disetujui. ‍
Tanda tangan elektronik: Banyak platform EDMS yang menyediakan kemampuan tanda tangan elektronik, yang memungkinkan SDM mengirim dokumen untuk ditandatangani tanpa perlu mencetak dan mengirimkannya secara fisik. Hal ini mempercepat proses seperti penandatanganan kontrak dan pengakuan kebijakan. ‍
Kontrol akses: Solusi EDMS biasanya dilengkapi dengan langkah-langkah keamanan yang kuat, termasuk kontrol akses berbasis peran yang memastikan hanya personil yang berwenang yang bisa melihat informasi karyawan yang sensitif. Hal ini sangat penting untuk menjaga kerahasiaan dan kepatuhan terhadap peraturan perlindungan data. ‍
Jejak audit: Solusi EDMS yang efektif menyimpan catatan rinci tentang siapa yang mengakses atau memodifikasi dokumen, yang membantu dalam audit kepatuhan dan memastikan akuntabilitas di dalam departemen SDM. ‍
Pencarian dan pengambilan: Dengan kemampuan pencarian yang canggih, para profesional SDM dapat dengan cepat menemukan dokumen tertentu menggunakan kata kunci atau filter, sehingga secara signifikan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk pencarian manual melalui file fisik atau folder digital yang tidak tertata. ‍
Lingkungan tanpa kertas: Dengan mendigitalkan dokumen, departemen SDM dapat mengurangi ketergantungan mereka pada kertas, sehingga menghemat biaya pencetakan dan penyimpanan, serta berkontribusi pada upaya pelestarian lingkungan.